Nadawanie uprawnień w KSeF — pracownicy i biuro rachunkowe
Opublikowano aktualizacja
Najczęstszy problem przy pierwszym uruchomieniu KSeF: klient uważa że samo złożenie
ZAW-FA(3)wystarczy do pracy. Nie wystarcza. Wskazana wZAW-FA(3)osoba dostaje tylko uprawnienie do nadawania uprawnień — musi sobie dodatkowo w Aplikacji Podatnika KSeF nadać prawo do wystawiania i przeglądania faktur. Patrz sekcja Pierwsze uprawnienia operacyjne niżej.
Logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF
Aplikacja Podatnika KSeF dostępna jest pod adresami:
- Produkcja: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
- Demo (przedprodukcyjne): https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/
Logowanie w tym przykładzie pokazujemy z użyciem Profilu Zaufanego (najpopularniejszy sposób):
Następnie należy podać NIP firmy i kliknąć Uwierzytelnij:
Podpisać żądanie uwierzytelnienia:
Z użyciem Profilu Zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu:
Przykładowe uwierzytelnianie Profilem Zaufanym:
Pierwsze uprawnienia operacyjne
Po zalogowaniu sprawdź na liście uprawnień co masz aktywne.
Jeśli logujesz się jako:
-
właściciel JDG — masz pełne uprawnienia automatycznie, przejdź do sekcji niżej (nadawanie biuru / pracownikom)
-
podmiot z pieczęcią kwalifikowaną (NIP w pieczęci) — pełne uprawnienia automatycznie
-
osoba wskazana w
ZAW-FA(3)— TYLKO uprawnienie Zarządzanie uprawnieniami. Brak prawa do Wystawiania, Przeglądania. To trzeba nadać sobie samej:- Klikamy Uprawnienia → Nadaj uprawnienia
- Rodzaj: Osobie fizycznej
- Identyfikator: Twój NIP lub PESEL (na który zalogowałeś się)
- Zaznacz: Wystawianie faktur + Przeglądanie faktur
- (Opcjonalnie) Przeglądanie historii sesji, Zarządzanie jednostkami podrzędnymi
- Kliknij Nadaj uprawnienia
Dopiero teraz możesz pracować w KSeF jako wskazana osoba — wystawiać i odbierać faktury w imieniu spółki, generować certyfikaty Typu 1 dla TaxMachine.
Bez tego kroku TaxMachine wczytuje certyfikat poprawnie ale przy wysyłce faktury zwraca błąd „brak uprawnień". Diagnoza: w Aplikacji Podatnika KSeF w sekcji Uprawnienia → Zarządzaj uprawnieniami przy Twoim NIP/PESEL nie ma zaznaczonego Wystawianie faktur.
Nadawanie uprawnień pracownikom firmy
Gdy już sam masz pełne uprawnienia, możesz nadawać dalsze osobom fizycznym z firmy (księgowości, fakturzystom, głównym księgowym).
W Aplikacji Podatnika KSeF klikamy Uprawnienia → Nadaj uprawnienia:
Wybieramy:
- Rodzaj: Osobie fizycznej
- Identyfikator: NIP lub PESEL pracownika (który ma w Profilu Zaufanym lub w kwalifikowanym podpisie)
- Nazwa pozycji: np. „Anna Kowalska — fakturzysta"
- Zakres uprawnień — zaznaczamy konkretnie co potrzebuje
Typowy podział uprawnień w firmie
| Stanowisko | Wystawianie | Przeglądanie | Historia sesji | Zarządz. uprawn. |
|---|---|---|---|---|
| Fakturzysta (sprzedaż) | ✅ | (opcj.) | — | — |
| Księgowy (zakupy) | — | ✅ | — | — |
| Główny księgowy | ✅ | ✅ | ✅ | — |
| Audytor / kontrola wewn. | — | ✅ | ✅ | — |
Administrator KSeF (np. wskazana osoba z ZAW-FA(3)) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Po zatwierdzeniu pojawia się komunikat o sukcesie. Sprawdzamy w Zarządzaj uprawnieniami czy uprawnienie jest aktywne:
Każda osoba po otrzymaniu uprawnień powinna zalogować się sama do Aplikacji Podatnika KSeF i wygenerować swój własny certyfikat Typu 1 — wówczas w TaxMachine można skonfigurować ją osobno (audyt logów KSeF wskazuje konkretną osobę, nie wspólne konto firmy). Patrz Certyfikaty KSeF.
Nadawanie uprawnień biuru rachunkowemu
Gdy klient (firma) chce żeby biuro rachunkowe pobierało/wystawiało faktury w jego imieniu, w Aplikacji Podatnika KSeF wybieramy Uprawnienia → Nadaj uprawnienia:
- Rodzaj: Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur
- NIP biura: np. NIP biura rachunkowego
- Nazwa pozycji: np. „Biuro Rachunkowe ABC"
- Zakres: zaznaczamy Przeglądanie faktur (i opcjonalnie Wystawianie jeśli biuro ma wystawiać)
- Z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia — zaznacz, jeśli biuro ma móc wskazać konkretnych swoich pracowników do pracy
Klikamy Nadaj uprawnienia.
Polityka „dalsze przekazywanie": zaznaczając tę opcję dajesz biuru prawo wskazania swoich pracowników do pracy nad fakturami klienta. Bez niej każdorazowo musiałbyś sam wskazywać pracowników biura. W typowej współpracy z biurem zaznaczamy — biuro samo zarządza swoim zespołem.
Po nadaniu, biuro w swojej Aplikacji Podatnika widzi w kontekście NIP klienta uprawnienie i może wystawiać/odbierać faktury.
W TaxMachine dla biur rachunkowych: konfiguracja certyfikatu biura
- przypisanie klienta do biura w oknie edycji firmy. Patrz Certyfikaty KSeF — sekcja „Certyfikat biura".
Cofanie uprawnień
W zakładce Zarządzaj uprawnieniami przy każdej pozycji można kliknąć Odbierz uprawnienie. Cofa się wszystkie uprawnienia danej osoby / podmiotu jednocześnie.
Częste przypadki:
- Pracownik kończy pracę → cofnij wszystkie uprawnienia
- Zmiana biura rachunkowego → cofnij stare biuro, nadaj nowe
- Audyt → przejrzyj wszystkie aktywne uprawnienia w Zarządzaj uprawnieniami; usuń zbędne