0114-KDIP3-2.4011.594.2026.2.JK2

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 25 czerwca 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) Spółka jest spółką prawa niemieckiego z siedzibą w (…), wpisaną do rejestru handlowego. Spółka prowadzi działalność w obszarze badań klinicznych, w tym w szczególności planowania, organizacji i nadzoru nad badaniami naukowymi i klinicznym oraz zarządzania badaniami klinicznymi.

Spółka nie posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej siedziby, oddziału, przedstawicielstwa ani miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Spółka nie dysponuje w Polsce lokalem/biurem ani inną infrastrukturą pozostającą do jej dyspozycji.

Spółka zatrudnia pracownika - polskiego rezydenta podatkowego - na podstawie umowy o pracę. Pracownik wykonuje pracę w trybie zdalnym z miejsca zamieszkania w Polsce (home office). Zgodnie z umową miejscem pracy jest miejsce zamieszkania pracownika lub inne miejsce wskazane przez pracodawcę. Wynagrodzenie jest wpłacane co miesiąc.

Przyjmując, że w opisanej konfiguracji Spółka nie pełni funkcji płatnika zaliczek PIT w Polsce, Spółka nie złożyła za 2024 r. deklaracji PIT-4R ani informacji PIT-11.

Pracownik otrzymuje od Spółki kartę wynagrodzeń/kartę przychodów i rozlicza podatek dochodowy w Polsce samodzielnie (PIT-36).

W 2024 r. Spółka uzyskała informację z urzędu skarbowego o braku złożenia PIT-4R. W odpowiedzi Spółka wyjaśniła, że jej zdaniem nie jest zobowiązana do składana PIT-4R/PIT-11 z uwagi na brak siedziby i brak miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

Spółka dokonywała wpłat kwot odpowiadających zaliczkom PIT na swój mikrorachunek podatkowy. Następnie wystąpiła o przeksięgowanie wpłat na mikrorachunek pracownika, wskazując, że zaliczki powinny być wpłacane indywidualnie przez pracownika. Urząd odmówił przeksięgowania m.in. z uwagi na przekroczenie limitu 1.000 zł dla wpłat dokonywanych przez inny podmiot; Spółka wystąpiła o zwrot i otrzymała decyzję odmowną. Od lipca 2025 r. pracownik wpłaca zaliczki samodzielne na swój mikrorachunek podatkowy, zgodnie z pismem z urzędu skarbowego.

Spółka uzyskała informację, że powinna była złożyć PIT-4R i przekazać i pracownikowi PIT-11. Dodatkowo wskazano, że za 2023 r. poprzednie biuro rachunkowe złożyło PIT-4R i PIT-11.

W celu jednoznacznego ustalenia na przyszłość prawidłowego sposobu rozliczań Spółka występuje o interpretację indywidualną w zakresie obowiązków płatnika PIT, obowiązków informacyjnych oraz zasad ustalania właściwości urzędu skarbowego.

Informacje dotyczące lat 2024-2025 zostały przedstawione wyłącznie jako tło sprawy. Wniosek o interpretację dotyczy zdarzenia przyszłego, tj. sposobu rozliczania zaliczek oraz obowiązków płatnika w przyszłych okresach.

Pytania

1)  Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Spółka - jako zagraniczny pracodawca wypłacający wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę pracownikowi wykonującemu pracę fizycznie na terytorium Polski - będzie w Polsce płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych (zakładem pracy) w rozumieniu art. 31-32 ustawy o PIT, mimo braku siedziby i mimo braku miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce?

2)  Jeżeli odpowiedź na pytanie 1 jest twierdząca - czy na Spółce będą ciążyły obowiązki płatnika obejmujące w szczególności (a) obliczanie, pobór i wpłatę zaliczek na PIT (art. 32 i 38 ustawy o PIT) oraz (b) sporządzenie i przekazanie informacji PIT-11 (art. 39 ust. 1 ustawy o PIT) oraz złożenie rocznej deklaracji płatnika PIT-4R?

3)  Jeżeli odpowiedź na pytanie 1 jest twierdząca - na podstawie jakich kryteriów należy ustalić właściwość urzędu skarbowego oraz rachunek, na który Spółka powinna przekazywać pobrane zaliczki, w sytuacji gdy Spółka nie posiada w Polsce siedziby ani miejsca prowadzenia działalności?

4)  Jeżeli odpowiedź na pytanie jest przecząca - czy w opisanym zdarzeniu przyszłym zastosowanie znajduje art. 44 ust. 1a pkt 1 ustawy o PIT, tj. obowiązek samodzielnego obliczania i wpłacania zaliczek przez pracownika uzyskującego dochody ze stosunku pracy z zagranicy bez pośrednictwa płatnika?

Państwa stanowisko w sprawie

Spółka stoi na stanowisku, że w opisanym zdarzeniu przyszłym nie będzie ciążył na niej w Polsce obowiązek płatnika zaliczek na PIT ani obowiązki informacyjne właściwe dla płatnika (PIT-11 oraz PIT- 4R).

Ustawa o PIT przewiduje mechanizm samodzielnego wpłacania zaliczek przez podatnika w przypadku uzyskiwania dochodów bez pośrednictwa płatnika, w tym m.in. z tytułu stosunku pracy z zagranicy - art. 44 ust. 1a pkt 1 ustawy o PIT.

W ocenie Spółki przepis ten obejmuje sytuacje, w których zagraniczny pracodawca nie ma w Polsce siedziby ani miejsca prowadzenia działalności, a praca jest wykonywana w Polsce w trybie zdalnym z prywatnego miejsca zamieszkania pracownika, bez infrastruktury pozostającej do dyspozycji pracodawcy.

Z art. 32 ust. 1 ustawy o PIT, wynika generalny obowiązek zakładów pracy w zakresie obliczania i poboru zaliczek.

Jednocześnie art. 38 ust. 1 ustawy o PIT, precyzuje kryteria (łączniki) ustalenia naczelnika urzędu skarbowego oraz rachunku, na który przekazuje się pobrane zaliczki - w przypadku płatników niebędących osobami fizycznym jest to co do zasady urząd właściwy według siedziby płatnika, a gdy płatnik nie posiada siedziby -według miejsca prowadzenia działalności. Spółka wskazuje, że w konfiguracji, w której pracodawca nie ma w Polsce ani siedziby, ani miejsca prowadzenia działalności, a praca jest wykonywana z prywatnego home office pracownika, właściwy powinien być reżim z art. 44 ust. 1a (samonaliczenie i wpłata przez pracownika). Spółka zauważa, że w praktyce wstępują rozbieżności interpretacyjne co do obowiązków płatnika w przypadku zagranicznych pracodawców. W szczególności w orzecznictwie po wyroku NSA z 18 grudnia 2024 r. (II FSK 362/22) pojawiają się argumenty, że obowiązki płatnika mogą być oceniane niezależnie od istnienia zakładu podatkowego. Spółka podkreśla jednak, że niniejsza sprawa nie dotyczy oddelegowania w ramach struktury organizacyjnej obecnej w Polsce - praca jest wykonywana z prywatnego home office pracownika, a Spółka nie posiada w Polsce infrastruktury/placówki pozostającej do jej dyspozycji.

W konsekwencji Spółka przyjmuje, że - przy niezmienionym stanie faktycznym - nie będzie zobowiązana do sporządzenia PIT-11 ani złożenia PIT-4R, a zaliczki na PIT powinny być rozliczane przez pracownika zgodnie z art. 44 ust. 1a pkt 1 oraz ust. 3a ustaw o PIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Stosownie do treści art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.):

W myśl art. 3 ust. 1a ww. ustawy:

Przepis ten wskazuje na dwa warunki, od spełnienia których uzależnia się kwalifikację danej osoby jako mającej miejsce zamieszkania w Polsce. Powyższe przesłanki są rozdzielone spójnikiem „lub”, co jest równoznaczne z tym, że wystarczy spełnienie którejkolwiek z nich, aby uznać, że osoba posiada miejsce zamieszkania w Polsce, a co za tym idzie - podlega w kraju nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, czyli opodatkowaniu od wszystkich osiąganych dochodów.

Według art. 4a tej ustawy:

Wśród źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu w art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca wskazał:

Jak wynika z art. 12 ust. 1 ww. ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że Państwo jako spółka prawa niemieckiego zatrudniacie pracownika - polskiego rezydenta podatkowego - na podstawie umowy o pracę. Pracownik wykonuje pracę w trybie zdalnym z miejsca zamieszkania w Polsce (home office).

Państwa wątpliwości budzi kwestia, czy jako zagraniczny pracodawca będziecie Państwo płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych od wypłacanego wynagrodzenia.

Instytucja płatnika została uregulowana w art. 8 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Zgodnie z tym przepisem:

Obowiązki płatnika z tytułu wypłaty wynagrodzeń ze stosunku pracy należy ustalić w oparciu o art. 32 i dalej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak wynika z treści art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Powołany przepis, w powyższym brzmieniu, obowiązuje od 1 stycznia 2023 r. Wcześniej obowiązki pracodawcy jako płatnika podatku dochodowego regulował art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wskazany przez Państwa w pytaniu pierwszym, zgodnie z którym:

Płatnikiem zaliczek na podatek od dochodów ze stosunku pracy jest podmiot określony w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jako „zakład pracy”.

Z powołanego wyżej art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie wynika, że płatnikiem nie może być podmiot zagraniczny.

Wykładni regulacji zawartej w art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy jednak dokonywać z uwzględnieniem ogólnych reguł wykładni prawa dotyczących zakresu obowiązywania danej normy w określonym miejscu, czasie oraz w stosunku do określonych podmiotów. W przypadku realizacji obowiązku płatnika, w art. 38 tej ustawy, ustawodawca przesądził, że związek ten wyraża się w okoliczności posiadania miejsca zamieszkania lub siedziby na terytorium Polski albo prowadzenia na jej terytorium działalności.

Z treści wniosku wynika, że nie posiadacie Państwo na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej siedziby, oddziału, przedstawicielstwa ani miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Nie dysponujecie Państwo w Polsce lokalem/biurem ani inną infrastrukturą pozostającą do Państwa dyspozycji.

Nie posiadacie Państwo zatem na terytorium Polski zakładu pracy, zatrudniającego pracowników. Tym samym, uregulowania zawarte w treści art. 32 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, określające obowiązki płatnika nie znajdują zastosowania w stosunku do Państwa. Dochody ze stosunku pracy uzyskiwane przez pracownika zatrudnionego przez Państwa - podmiot zagraniczny posiadający siedzibę w Niemczech, który nie posiada w Polsce zakładu, oddziału ani przedstawicielstwa są dochodami z zagranicy uzyskanymi bez pośrednictwa płatnika.

W myśl art. 44 ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie z art. 44 ust. 3e ustawy:

Nałożenie przez ustawodawcę - na podstawie ww. przepisu - obowiązku rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych bezpośrednio przez osoby fizyczne, które otrzymują wynagrodzenie bez pośrednictwa płatnika, wskazuje na to, że podmioty zagraniczne nie są traktowane jako płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych.

Pracownik zatrudniony przez Państwa (polski rezydent podatkowy) na podstawie umowy o pracę wykonujący pracę w Polsce będzie miał obowiązek zgodnie z art. 44 ust. 1a pkt 1 ww. ustawy wpłacać we własnym zakresie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzenia ze stosunku pracy.

Mając zatem na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz obowiązujące przepisy prawa stwierdzam, że Państwo jako podmiot niemający w Polsce siedziby oddziału, przedstawicielstwa ani miejsca prowadzenia działalności nie są w myśl obowiązujących polskich przepisów prawa podatkowego płatnikiem w Polsce zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wypłacanego wynagrodzenia pracownikowi mającemu miejsce zamieszkania w Polsce.

Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Organ nie udzielił odpowiedzi na pytanie Nr 2 i 3, gdyż oczekiwali Państwo na nie odpowiedzi w sytuacji, gdy odpowiedź na pytanie Nr 1 będzie twierdząca, tj. w sytuacji uznania, że będą Państwo płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych w związku z wypłaconym wynagrodzeniem z tytułu umowy o pracę.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych oraz wyroków informuję, że wydane zostały one w indywidualnej sprawie i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosujecie się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.