0114-KDIP2-2.4010.214.2026.1.KW

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 15 kwietnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych oraz z tytułu podróży służbowych, dokumentowanych fakturami wystawionymi na pracownika w pełnej wysokości, tj. w kwocie brutto.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

A. sp. z o.o. jest członkiem międzynarodowej Grupy B. - (...).

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie dostawy infrastruktury (...) oraz powiązanych usług inżynieryjnych dla krajowych operatorów (...) oraz podmiotów gospodarczych posiadających techniczną infrastrukturę (...). Ponadto, Spółka prowadzi działalność badawczo-rozwojową w zakresie rozwoju technologii (...).

W ramach centrum usług wspólnych o profilu inżynieryjnym Spółka zajmuje się również zdalną obsługą klientów z różnych krajów w zakresie wsparcia implementacji (...) jak i obsługi posprzedażowej.

Spółka pełni również rolę dystrybutora lokalnego produktów koncernu C. oraz dostawcy usług związanych z tymi produktami.

Spółka posiada siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej i jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (dalej: „CIT”), podlegającym w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu oraz czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”).

Spółka zatrudnia pracowników w oparciu o umowę o pracę (dalej: „Pracownicy” lub pojedynczo „Pracownik”).

Pracownicy w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi ponoszą szereg wydatków, takich jak wydatki związane m.in.: z podróżami służbowymi, utrzymaniem pojazdów służbowych, organizacją spotkań (np. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi kontrahentami, itp.), podnoszeniem kwalifikacji (szkolenia, kursy), dalej: „Wydatki pracownicze”.

Wydatki pracownicze są ponoszone w interesie Spółki i pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki.

Spółka ponosi między innymi następujące kategorie Wydatków pracowniczych:

• wydatki związane z użytkowaniem samochodów i przejazdami/podróżami służbowymi tymi samochodami, w tym m.in. koszty:
• parkowania,
• opłat drogowych,
• paliwa,
• akcesoriów samochodowych,
• napraw oraz bieżącej konserwacji pojazdów;
• drobne wydatki biurowe (przybory do pisania, notesy itp.);
• drobne wyposażenie (np. drobny sprzęt IT taki jak myszka lub klawiatura, części urządzeń biurowych, kable);
• wydatki transportowe związane z przejazdami/podróżami służbowymi, w szczególności koszty przelotów lotniczych, opłaty za rezerwację, koszty przejazdów taksówkami, autobusami, pociągami oraz inne koszty związane z transportem;
• wydatki na usługi hotelowe;
• wydatki na usługi gastronomiczne, w tym koszty posiłków oraz napojów (niealkoholowych);
• wydatki związane z udziałem w konferencjach oraz seminariach;
• wydatki na szkolenia i kursy, w tym m.in. koszty zakupu książek oraz innych materiałów szkoleniowych, udziału w szkoleniach i kursach, opłaty za egzaminy i certyfikacje; każdorazowo za zgodą lub z inicjatywy Spółki;
• wydatki na zakup okularów korekcyjnych dla pracowników (zwrot kosztów zgodnie z odrębnymi przepisami i obowiązującym w Spółce regulaminem);
• inne wydatki bieżące, które Pracownicy muszą ponosić w związku z wykonywaniem zdań służbowych i podróżami służbowymi.

Wydatki mogą być opłacane w jeden z dwóch sposobów, tj.

• udostępnioną Pracownikowi firmową kartą płatniczą,
• ze środków własnych Pracownika, przy czym po rozliczeniu Pracownik otrzymuje zwrot poniesionych na rzecz Spółki wydatków.

Spółka udostępniła określonym Pracownikom karty płatnicze uprawniające ich do zapłaty za Wydatki ponoszone na potrzeby związane z pełnieniem przez Pracowników obowiązków służbowych (dalej: „Wydatki Pracownicze Kartą”).

Pracownik, wykorzystując służbową kartę płatniczą na Wydatki Pracownicze Kartą, działa jako osoba upoważniona w imieniu Spółki do realizacji płatności za dany towar lub usługę. Ekonomicznym nabywcą świadczenia pozostaje Spółka, ponieważ wydatek jest ponoszony w interesie i na rzecz Spółki oraz finansowany ze środków Spółki. Pracownik nie ponosi ciężaru ekonomicznego takiego zakupu ani nie może swobodnie korzystać z karty, a jedynie realizować zlecone zakupy na rzecz Spółki.

W przypadku zakupu finansowanego ze środków własnych Pracownika, kartą płatniczą Pracownika lub jego gotówką, Pracownik otrzymuje zwrot poniesionych kosztów po przedstawieniu odpowiedniej dokumentacji i uzyskaniu akceptacji zgodnie o obowiązującymi w Spółce procedurami (dalej: „Pozostałe Wydatki Pracownicze”).

Na potrzeby niniejszego wniosku Wydatki Pracownicze Kartą oraz Pozostałe Wydatki Pracownicze będą zwane Wydatkami Pracowniczymi, ilekroć dotyczy to obu typów wydatków.

Wydatki Pracownicze podlegają wewnętrznej procedurze akceptacji, obejmującej weryfikację zasadności, celowości oraz związku z działalnością gospodarczą Spółki. Dodatkowo, każdy ponoszony Wydatek Pracowniczy podlega weryfikacji przez Spółkę pod względem możliwości jego zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”), w tym poprzez analizę czy nie znajduje się on w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie 16 ust. 1 ustawy o CIT. W konsekwencji zmiany przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: „ustawa o VAT”) wprowadzającą obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: „KSeF”), który obowiązuje Spółkę od dnia 1 lutego 2026 r., Spółka rozważa modyfikację swojej wewnętrznej polityki dotyczącej dokumentowania Wydatków Pracowniczych (dalej jako „Planowana zmiana modelu”).

Planowana zmiana modelu polegać ma na tym, że faktury potwierdzające poniesienie Wydatków Pracowniczych będą wystawiane imiennie na Pracowników Spółki, bez wskazania danych Spółki, tj. jej nazwy oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP).

Jednocześnie Wydatki Pracownicze nadal będą regulowane:

• przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych udostępnionych przez Spółkę i będą obciążać jej konto firmowe (Wydatki Pracownicze Kartą) albo
• ze środków prywatnych Pracownika i będą mu zwracane po przedstawieniu odpowiedniej dokumentacji i uzyskaniu akceptacji zgodnie o obowiązującymi w Spółce procedurami (Pozostałe Wydatki Pracownicze).

Planowana zmiana modelu wynika z konieczności zapewnienia prawidłowej i kompletnej ścieżki weryfikacji poszczególnych Wydatków Pracowniczych, uniknięcia ryzyka dublowania ujmowania wydatków oraz zapewnienia optymalnego obciążenia administracyjnego.

Jakkolwiek faktura ustrukturyzowana teoretycznie daje możliwość wskazania dobrowolnie danych Pracownika podatnika, w praktyce - ze względu na nieobowiązkowy charakter tego typu informacji, nakład pracy związany ze wskazaniem dodatkowych danych pracownika oraz ograniczenia systemowe, wystawcy faktur często odmawiają wskazania tych danych na fakturach dotyczących Wydatków Pracowniczych.

Po wdrożeniu Planowanej zmiany modelu, Spółka będzie przechowywać faktury pracownicze, o których mowa powyżej, jedynie w formie elektronicznej (skan, zdjęcie).

Faktury przechowywane w formie elektronicznej będą wiernym odzwierciedleniem oryginalnych dokumentów, niezależnie od ich pierwotnej postaci (papierowej lub w elektronicznym, nieedytowalnym formacie). Integralność treści będzie zapewniona poprzez brak możliwości zmiany danych, które zawiera dokument. Dokument będzie również czytelny.

W przypadku braku wdrożenia Planowanej zmiany modelu faktury ustrukturyzowane dotyczące Wydatków Pracowniczych będą wystawiane na dane Spółki i trafiać bezpośrednio do KSeF, jeszcze przed dokonaniem przez Pracownika ich rozliczenia i opisania celu służbowego czy związku biznesowego.

W takiej sytuacji proces powiązania konkretnego Wydatku pracowniczego z właściwym Pracownikiem, podróżą służbową, celem biznesowym lub konkretnym zdarzeniem gospodarczym jest znacząco utrudniony lub niemożliwy.

W szczególności, utrudnione lub niemożliwe do ustalenia jest:

• którego Pracownika dany Wydatek Pracowniczy dotyczy,
• w jakich okolicznościach został poniesiony,
• czy został zaakceptowany zgodnie ze ścieżką akceptacji.

Wydatki Pracownicze regulowane przez Pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych/ze środków Pracowników i dokumentowane fakturami imiennymi wystawionymi na pracowników Spółki, będą spełniać wymogi określone w przepisach ustawy o rachunkowości.

Pytania

1)  Czy Wydatki Pracownicze Kartą regulowane przez Pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych i dokumentowane fakturami imiennymi wystawionymi na Pracowników Spółki będą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodu, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT?

2)  Czy Pozostałe Wydatki Pracownicze regulowane przez Pracowników z ich środków prywatnych i zwracane przez Spółkę, dokumentowane fakturami imiennymi wystawionymi na Pracowników Spółki, będą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodu, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT?

3)  Czy Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pełnej wysokości Wydatków Pracowniczych (w tym w części odpowiadającej podatkowi VAT naliczonemu widniejącemu na tych dokumentach)?

Państwa stanowisko w sprawie

Ad 1 i 2

Wydatki Pracownicze Kartą regulowane przez Pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych i dokumentowane fakturami imiennymi wystawionymi na Pracowników Spółki będą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodu, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie o CIT wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

W świetle powyższego, aby dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1)  został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

2)  jest definitywny (rzeczywisty),

3)  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4)  został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła,

5)  został właściwie udokumentowany,

6)  nie został wymieniony w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Jak wynika z powyższego, co do zasady wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Obowiązek wykazania związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągniętym przychodem (w tym utrzymaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów) spoczywa na podatnikach, jako podmiotach mogących skorzystać z zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Wykazanie tego związku powinno następować w oparciu o zgromadzone dowody.

Z tej perspektywy, Planowana zmiana modelu dokumentowania Wydatków Pracowniczych w Spółce dotycząca ujmowania w księgach rachunkowych i deklaracjach podatkowych faktur wystawionych imiennie na Pracowników Spółki, lecz związanych z działalnością gospodarczą Spółki, spełnia powyższe wymagania, ponieważ ponoszone Wydatki Pracownicze będą miały charakter związany z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą. W szczególności będą one ponoszone w interesie Spółki i będą opłacane przez jej Pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych Spółki lub poprzez zwrot wydatków Pracownikom.

Mając na uwadze powyższe, spełnione są wszystkie wskazane powyżej przesłanki dla uznania Wydatków Pracowniczych za koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, ponieważ:

• Wydatki Pracownicze są rzeczywiście poniesione przez Spółkę - bezpośrednio poprzez obciążenie firmowej karty płatniczej bądź pośrednio poprzez zwrot wydatków Pracownikom, którzy wyłożyli własne środki w momencie zapłaty;
• wydatki nie są i nie będą w żaden sposób zwrócone Spółce, a zatem są definitywne;
• wydatki te mają ścisły związek z wykonywanymi przez Pracowników obowiązkami służbowymi, w tym podróżami służbowymi wynikającymi ze stosunku pracy, co świadczy o tym, że pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła;
• Wydatki Pracownicze zostały właściwie udokumentowane tzn. zapisy księgowe dotyczące tych wydatków bazują na dowodach księgowych kompletnych, rzetelnych i autentycznych w myśl ustawy o rachunkowości, co oznacza, że są one właściwe również dla celów podatkowych. Zgodnie bowiem z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT przychody i wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów należy dokumentować prowadząc ewidencję rachunkową, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy;
• procedura weryfikacji wyklucza z Wydatków Pracowniczych te, które wpadają w katalog znajdujący się w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wobec powyższego w ocenie Spółki, zwrócone Pracownikom Pozostałe Wydatki Pracownicze jak i Wydatki Pracownicze Kartą ponoszone w związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi, tj. m.in. podróżami służbowymi, utrzymaniem pojazdów służbowych, organizacją spotkań (np. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi kontrahentami, itp.) spełniają warunki uznania ich za koszty uzyskania przychodów.

Przy czym przepisy ustawy o CIT nie określają bezpośrednio sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Zgodnie z powołanym wcześniej przepisem art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z właściwymi przepisami ustawy o CIT.

Przez „odrębne przepisy” należy w tym kontekście rozumieć ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości), zgodnie z którą prowadzone są księgi Spółki i która reguluje m.in. sposób udokumentowania zapisów księgowych przy użyciu odpowiednich dowodów księgowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej:

• zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
• zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
• wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe (art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości):

• zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
• korygujące poprzednie zapisy,
• zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
• rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Co istotne, w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności (art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości).

Z powyższego wynika, że w przypadku zakupów opodatkowanych VAT, podstawą zapisów księgowych mogą być wyłącznie zewnętrzne obce dowody źródłowe, które zostały otrzymane od kontrahenta. W praktyce jest to faktura lub paragon.

W celu uznania faktury za dowód księgowy, zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, powinna ona zawierać co najmniej:

1)  określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2)  określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3)  opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4)  datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5)  podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6)  stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Powyższe warunki spełnione są w przypadku faktur imiennych wystawionych na rzecz Pracowników w przypadkach opisanych w niniejszym Wniosku.

Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie również w wydanych przez Dyrektora KIS interpretacjach indywidualnych.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej:

ü   z dnia 17 kwietnia 2026 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.76.2026.1.SH, Dyrektor KIS wskazał, że, cyt.: „Pracownik ponoszący Wydatki pozyskuje obecnie fakturę imienną na siebie, a nie na Spółkę. Jako nabywca na fakturze widnieje Pracownik Wnioskodawcy, który faktycznie ponosi Wydatek w imieniu i na rzecz Spółki, natomiast Spółka dokonuje następnie jego rozliczenia i zwrotu zgodnie z przyjętymi zasadami. Faktury imiennie wystawione na Pracownika dotyczą różnych Wydatków ściśle związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych przez Pracownika. Przykładowo, faktury za zakup paliwa wykorzystywanego do realizacji obowiązków służbowych (np. dojazd na spotkanie z kontrahentem), faktury za opłaty parkingowe ponoszone podczas odbywania podróży służbowej lub wykonywania innych zadań służbowych, faktury za usługi gastronomiczne związane ze spotkaniami pracownika z kontrahentami (np. lunch biznesowy) itp. Wydatki, wynikające z faktur, będące przedmiotem niniejszego wniosku, ponoszone będą przez Spółkę w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i w związku z tym stanowią koszty uzyskania przychodu. W sytuacji, gdyby poniesiony Wydatek mieścił się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 16 ustawy o CIT, Spółka nie zalicza takiego Wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Spółka nie będzie dokonywać obniżenia kwoty podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającą z faktury dokumentującej ten wydatek”;

ü   z dnia 10 kwietnia 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.63.2026.2.RK/AS, Dyrektor KIS wskazał, że: „Zatem - skoro ponoszone w ramach podróży służbowych Wydatki Pracownicze będą miały charakter biznesowy, tj. ponoszone będą w interesie Spółki i opłacane będą przez pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych Spółki, to uznać należy, że wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości - to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych. W tych okolicznościach sprawy należy zatem stwierdzić, że wydatki regulowane przez pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych oraz dokumentowane imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników, które będą spełniać wymogi przewidziane w ustawie o rachunkowości, będą stanowiły dla Państwa koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy”;

ü   z dnia 14 stycznia 2026 r. sygn. 0114-KDIP2-1.4010.641.2025.1.PK Dyrektor KIS wskazał, że: „Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia, czy Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wydatków ponoszonych przez Spółkę, nawet jeżeli są one dokumentowane fakturami imiennymi zawierającymi dane Pracowników lub w ogóle nie mają danych nabywcy. (…) Zatem skoro wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport zgodnie z ustalonym schematem akceptacji, w ramach którego załączone będzie zdjęcie/skan dokumentu /dokument elektroniczny, to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie wskazanych we wniosku i będących przedmiotem pytania dowodów księgowych”;

ü   z dnia 2 stycznia 2026 r. sygn. 0111-KDIB1-1.4010.588.2025.1.BS Dyrektor KIS wskazał, że: „Zatem skoro zwracane Pracownikom wydatki będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport zgodnie z wewnętrzną polityką Spółki, w ramach którego załączone będą:

a)  zdjęcia/skany dokumentów lub dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, wystawionymi na Pracownika (tj. faktura imienna, nota księgowa zawierająca dane imienna Pracownika), lub

b)  zdjęcia/skany Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które nie będą zawierały danych Pracownika (tj. paragon bez danych imiennych Pracownika jak także bez NIP Spółki), lub

c)  zdjęcia/skany Innych dokumentów lub Innymi dokumentami w formie elektronicznej opisanymi we wniosku, które stanowić będą potwierdzenie płatności dokonane przez Pracownika (tj. potwierdzenie płatności z terminalna płatniczego nie zawierające danych Spółki jak i danych Pracownika lub potwierdzenie płatności/wyciąg bankowy, które zostaną wygenerowane z aplikacji banku właściwej dla rachunku osobistego Pracownika i będą zawierały dane imienne Pracownika) oraz oświadczenie Pracownika - w przypadku gdyby doszło do zgubienia/zniszczenia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił kartą osobistą lub z rachunku osobistego, lub

d)  inny dokument w formie elektronicznej opisanym we wniosku, który stanowić będzie oświadczenie Pracownika w przypadku gdyby doszło do zgubienia dokumentu źródłowego przez Pracownika a pracownik zapłacił za wydatek gotówką, to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych”.

Mając na uwadze powyższe, w odniesieniu do Wydatków Pracowniczych ponoszonych przez Pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych lub w przypadku, gdy Spółka zwraca im poniesione wydatki, które będą dokumentowane poprzez wystawienie imiennych faktur na rzecz Pracowników Spółki i będą spełniać wymogi, o których mowa w przepisach ustawy o rachunkowości, Spółce będzie przysługiwać prawo do zaliczenia takich Wydatków Pracowniczych do kosztów uzyskania przychodów, o ile nie będą to wydatki wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Pozostałe Wydatki Pracownicze regulowane przez Pracowników z ich środków prywatnych i zwracane przez Spółkę, dokumentowane fakturami imiennymi wystawionymi na Pracowników Spółki, będą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodu, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Ad 3

Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pełnej wysokości Wydatków Pracowniczych (w tym w części odpowiadającej podatkowi VAT naliczonemu widniejącemu na tych dokumentach).

Uzasadnienie

Wydatki Pracownicze dokumentowane fakturami wystawionymi imiennie na Pracowników co do zasady będą wskazywać wartość podatku VAT naliczonego w związku z transakcją.

Zgodnie z treścią art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług z tym, że jest kosztem uzyskania przychodów podatek naliczony:

• jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,
• w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

W celu uznania czy podatek naliczony może stanowić dla podatnika koszt uzyskania przychodów konieczna jest weryfikacja czy przysługuje mu prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu tego zakupu na podstawie przepisów ustawy o VAT.

Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Ponadto, zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, faktura VAT musi zawierać takie elementy jak nazwę i adres nabywcy (art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT) oraz NIP nabywcy (art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT), o ile nabywca jest podatnikiem VAT.

W zdarzeniu przyszłym faktura imienna wystawiona na Pracownika Spółki nie będzie spełniała tych wymogów, ponieważ nie będzie zawierała wszystkich wymaganych danych Spółki, m.in. jej nazwy i NIP. Spółce nie będzie zatem przysługiwało prawo do odliczenia VAT z takiej faktury zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Dodatkowo, zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, podatek VAT naliczony od usług noclegowych i gastronomicznych nie podlega odliczeniu, niezależnie od poprawności formalnej faktury. W związku z czym, w przypadku Wydatków Pracowniczych poniesionych przez Spółkę na usługi gastronomiczne nie będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia VAT.

Zatem, w przypadku faktur wystawionych na pracowników Spółki, brak prawa do odliczenia VAT będzie wynikał co najmniej z jednej z poniższych przyczyn:

• formalnej - faktury nie wskazują Spółki jako nabywcy;
• materialnej - część Wydatków Pracowniczych dotyczy usług, dla których odliczenie VAT jest ustawowo wyłączone.

Spółka jest jednak ekonomicznie obciążana kosztem podatku VAT.

W konsekwencji, Spółka powinna mieć prawo do zaliczenia równowartości podatku naliczonego wynikającego z dokumentów wystawionych imiennie na pracowników Spółki do kosztów uzyskania przychodów.

Poprawność takiego stanowiska została potwierdzona przez Dyrektora KIS, m.in. w interpretacji indywidualnej przepisów podatkowych:

ü   z dnia 16 kwietnia 2026, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.76.2026.1.SH, cyt.: „Wobec powyższego należy stwierdzić, że Spółce przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków w kwocie brutto zwróconych pracownikom, poniesionych przez nich w ramach wykonywanych obowiązków i podróży służbowych, które Spółka księguje w oparciu o faktury w formie elektronicznej, wystawione imiennie na pracownika. Wydatki poniesione przez Spółkę, spełniają przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i są udokumentowane w sposób wymagany przepisami o rachunkowości”;

ü   z dnia 10 kwietnia 2026 r. sygn. 0114-KDIP2-2.4010.63.2026.2.RK/AS oraz 0114-KDIP3-1.4011.198.2026.2.AK, cyt.: „Podsumowując, Spółce będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków w kwocie brutto ponoszonych przez pracowników z tytułu podróży służbowych, opłacanych kartami służbowymi i dokumentowanych fakturami wystawionymi na pracownika”;

ü   z dnia 16 stycznia 2026 r., sygn.0114-KDIP2-2.4010.570.2025.3.IN.

Podsumowując, dla Spółki kosztem uzyskania przychodów będzie wartość brutto z faktur dokumentujących Wydatki Pracownicze.

Mając na uwadze całość przedstawionego uzasadnienia, powołane przepisy oraz jednolite stanowisko Dyrektora KIS, należy stwierdzić, że Spółce będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Wydatków Pracowniczych Kartą jak i zwróconych Pracownikom wartości Pozostałych Wydatków Pracowniczych w kwocie brutto wynikającej z faktur dokumentujących wydatki poczynione w ramach wykonywanych obowiązków.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 554 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że Spółka jest członkiem międzynarodowej Grupy B. - (...).

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie dostawy infrastruktury (...) oraz powiązanych usług inżynieryjnych dla krajowych operatorów (...) oraz podmiotów gospodarczych posiadających techniczną infrastrukturę (...). Ponadto, Spółka prowadzi działalność badawczo-rozwojową w zakresie rozwoju technologii (...).

W ramach centrum usług wspólnych o profilu inżynieryjnym Spółka zajmuje się również zdalną obsługą klientów z różnych krajów w zakresie wsparcia implementacji (...) jak i obsługi posprzedażowej. Spółka pełni również rolę dystrybutora lokalnego produktów koncernu C. oraz dostawcy usług związanych z tymi produktami.

Spółka zatrudnia pracowników w oparciu o umowę o pracę. Pracownicy w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi ponoszą szereg wydatków, takich jak wydatki związane m.in.: z podróżami służbowymi, utrzymaniem pojazdów służbowych, organizacją spotkań (np. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi kontrahentami, itp.), podnoszeniem kwalifikacji (szkolenia, kursy), dalej: „Wydatki pracownicze”.

Wydatki pracownicze są ponoszone w interesie Spółki i pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Spółki.

Spółka ponosi między innymi następujące kategorie Wydatków pracowniczych:

• wydatki związane z użytkowaniem samochodów i przejazdami/podróżami służbowymi tymi samochodami, w tym m.in. koszty:

- parkowania,

- opłat drogowych,

- paliwa,

- akcesoriów samochodowych,

- napraw oraz bieżącej konserwacji pojazdów;

• drobne wydatki biurowe (przybory do pisania, notesy itp.);
• drobne wyposażenie (np. drobny sprzęt IT taki jak myszka lub klawiatura, części urządzeń biurowych, kable);
• wydatki transportowe związane z przejazdami/podróżami służbowymi, w szczególności koszty przelotów lotniczych, opłaty za rezerwację, koszty przejazdów taksówkami, autobusami, pociągami oraz inne koszty związane z transportem;
• wydatki na usługi hotelowe;
• wydatki na usługi gastronomiczne, w tym koszty posiłków oraz napojów (niealkoholowych);
• wydatki związane z udziałem w konferencjach oraz seminariach;
• wydatki na szkolenia i kursy, w tym m.in. koszty zakupu książek oraz innych materiałów szkoleniowych, udziału w szkoleniach i kursach, opłaty za egzaminy i certyfikacje; każdorazowo za zgodą lub z inicjatywy Spółki;
• wydatki na zakup okularów korekcyjnych dla pracowników (zwrot kosztów zgodnie z odrębnymi przepisami i obowiązującym w Spółce regulaminem);
• inne wydatki bieżące, które Pracownicy muszą ponosić w związku z wykonywaniem zdań służbowych i podróżami służbowymi.

Wydatki mogą być opłacane w jeden z dwóch sposobów, tj.:

ü udostępnioną Pracownikowi firmową kartą płatniczą,

ü ze środków własnych Pracownika, przy czym po rozliczeniu Pracownik otrzymuje zwrot poniesionych na rzecz Spółki wydatków.

Wyjaśnili Państwo, że Pracownik, dokonując płatności służbową kartą płatniczą/ własnymi środkami za wydatki pracownicze, działa jako osoba upoważniona w imieniu Spółki do realizacji płatności za dany towar lub usługę. Ekonomicznym nabywcą świadczenia pozostaje Spółka, ponieważ wydatek jest ponoszony w interesie i na rzecz Spółki oraz finansowany ze środków Spółki. Pracownik nie ponosi ciężaru ekonomicznego takiego zakupu.

W przypadku zakupu finansowanego ze środków własnych Pracownika, kartą płatniczą Pracownika lub jego gotówką, Pracownik otrzymuje zwrot poniesionych kosztów po przedstawieniu odpowiedniej dokumentacji i uzyskaniu akceptacji zgodnie o obowiązującymi w Spółce procedurami.

Wydatki Pracownicze podlegają wewnętrznej procedurze akceptacji, obejmującej weryfikację zasadności, celowości oraz związku z działalnością gospodarczą Spółki. Dodatkowo, każdy ponoszony Wydatek Pracowniczy podlega weryfikacji przez Spółkę pod względem możliwości jego zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie art. 15 ustawy o CIT, w tym poprzez analizę czy nie znajduje się on w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W związku ze zmianą przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (wprowadzającą obowiązek wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, który obowiązuje Spółkę od dnia 1 lutego 2026 r., Spółka rozważa modyfikację swojej wewnętrznej polityki dotyczącej dokumentowania wydatków pracowniczych.

Planowana zmiana modelu polegać ma na tym, że faktury potwierdzające poniesienie Wydatków Pracowniczych będą wystawiane imiennie na Pracowników Spółki, bez wskazania danych Spółki, tj. jej nazwy oraz numeru identyfikacji podatkowej (NIP).

Jednocześnie Wydatki Pracownicze nadal będą regulowane:

• przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych udostępnionych przez Spółkę i będą obciążać jej konto firmowe albo
• ze środków prywatnych Pracownika i będą mu zwracane po przedstawieniu odpowiedniej dokumentacji i uzyskaniu akceptacji zgodnie o obowiązującymi w Spółce procedurami.

Planowana zmiana modelu wynika z konieczności zapewnienia prawidłowej i kompletnej ścieżki weryfikacji poszczególnych wydatków pracowniczych, uniknięcia ryzyka dublowania ujmowania wydatków oraz zapewnienia optymalnego obciążenia administracyjnego. Po wdrożeniu Planowanej zmiany modelu, Spółka będzie przechowywać faktury pracownicze, o których mowa powyżej, jedynie w formie elektronicznej (skan, zdjęcie).

Faktury przechowywane w formie elektronicznej będą wiernym odzwierciedleniem oryginalnych dokumentów, niezależnie od ich pierwotnej postaci (papierowej lub w elektronicznym, nieedytowalnym formacie). Integralność treści będzie zapewniona poprzez brak możliwości zmiany danych, które zawiera dokument. Wydatki Pracownicze regulowane przez Pracowników Spółki przy użyciu służbowych kart płatniczych/ze środków Pracowników i dokumentowane fakturami imiennymi wystawionymi na pracowników Spółki, będą spełniać wymogi określone w przepisach ustawy o rachunkowości.

Podkreślili Państwo przy tym, że wszystkie ww. wydatki ponoszone są w interesie pracodawcy i w żadnym stopniu nie służą zaspokajaniu potrzeb osobistych pracowników.

Zauważyć należy, że przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji „podróży służbowej”. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.).

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy:

Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Zatem Pracownik, który otrzyma polecenie podróży służbowej poza określony w umowie o pracę obszar, będzie znajdował się w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ Kodeksu pracy.

Państwa wątpliwości na gruncie ustawy o CIT, sformułowane w pytaniach nr 1 i 2, dotyczą możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki „Wydatków Pracowniczych” regulowanych przez Pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych oraz z ich środków prywatnych i zwracanych przez Spółkę, udokumentowanych fakturami imiennymi wystawionymi na Pracowników Spółki, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości:

Z ww. przepisu wynika zatem, że w przypadku zakupów opodatkowanych VAT, podstawą zapisów księgowych mogą być wyłącznie zewnętrzne obce dowody źródłowe, które zostały otrzymane od kontrahenta. Dla celów VAT takie kryteria spełniają faktura lub paragon.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo -skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 - 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT:

Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

Jak wynika z wniosku wydatki pracownicze ponoszone będą w związku z wykonywanie obowiązków służbowych, tj. ponoszone będą w interesie Spółki.

Zatem, należy stwierdzić, że w odniesieniu do Wydatków Pracowniczych ponoszonych przez Pracowników przy użyciu służbowych kart płatniczych lub w przypadku, gdy Spółka zwraca im poniesione wydatki, które będą dokumentowane poprzez wystawienie imiennych faktur na rzecz Pracowników Spółki i będą spełniać wymogi, o których mowa w przepisach ustawy o rachunkowości, Spółce będzie przysługiwać prawo do zaliczenia takich Wydatków Pracowniczych do kosztów uzyskania przychodów, o ile nie będą to wydatki wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Pozostałe Wydatki Pracownicze regulowane przez Pracowników z ich środków prywatnych i zwracane przez Spółkę, dokumentowane fakturami imiennymi wystawionymi na Pracowników Spółki, również będą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodu, o ile nie będą zaliczane do wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Wobec powyższego Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 i 2 należało uznać za prawidłowe.

Kolejną Państwa wątpliwość budzi kwestia, czy Spółce będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Wydatków Pracowniczych opłaconych kartą jak i zwróconych Pracownikom wartości w kwocie brutto wynikającej z faktur dokumentujących wydatki poczynione w ramach wykonywanych obowiązków.

Odnosząc się powyższej kwestii wartości, w jakiej wydatki pracownicze mogą Państwo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów, to zauważyć należy, że na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych - co do zasady - VAT nie jest kosztem uzyskania przychodu.

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT:

W odniesieniu do podatku naliczonego, z przepisów art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a) ustawy o CIT wynika, że w zakresie podatku naliczonego, kosztem podatnika może być m.in. podatek naliczony - w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Zatem w świetle powołanych wyżej przepisów stwierdzić należy, że w przypadku gdy podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług, a naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, podatnik będzie uprawniony zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów kwotę naliczonego podatku od towarów i usług, który nie podlega odliczeniu od kwoty podatku należnego podatnika.

Podsumowując, naliczony podatek od towarów i usług niepodlegający odliczeniu od kwoty podatku należnego, może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, o ile dotyczy wydatków, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Wobec powyższego należy stwierdzić, że w analizowanej sprawie będą mogli Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, równowartość Wydatków Pracowniczych opłaconych przez pracowników Spółki i udokumentowanych imiennymi fakturami wystawionymi na rzecz pracowników Spółki w pełnej wysokości (w tym w części odpowiadającej podatkowi VAT naliczonemu widniejącemu na tych dokumentach), stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT.

Podsumowując, Spółce będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Wydatków Pracowniczych kartą jak i zwróconych Pracownikom wartości pozostałych wydatków pracowniczych w kwocie brutto wynikającej z faktur dokumentujących wydatki poczynione w ramach wykonywanych obowiązków.

Wobec powyższego Państwa stanowisko w odniesieniu do pytania nr 3 - jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanego przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Wskazać należy, że powołane we wniosku interpretacje indywidualne zostały wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.