0114-KDIP1-2.4012.206.2026.2.JO

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

31 marca 2026 r. wpłynął Pani wniosek z 26 marca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce oraz braku obowiązku ustanowienia przedstawiciela podatkowego. Uzupełniła go Pani - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 8 maja 2026 r. (wpływ 8 maja 2026 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawczyni jest osobą fizyczna, posiada polskie obywatelstwo, jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług zarejestrowanym w Polsce. Od 2020 r. wykonuje czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług na terytorium Polski polegające na odpłatnym wynajmie kilku nieruchomości mieszkalnych położonych w Polsce. Nieruchomości te są w pełni wyposażone i przystosowane do wynajmu. Lokale są wynajmowane w ramach umowy długoterminowej zawartej z podmiotem gospodarczym, który wykorzystuje je do prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Wnioskodawczyni z uwagi na charakter pracy zawodowej wykonywanej przez męża, zmieniła miejsce zamieszkania. Przez klika lat miejscem stałego pobytu był Singapur, obecnie posiada miejsce zamieszkania w Australii. Nadal utrzymuje kontakt z krajem macierzystym (Polską), w której mieszka dalsza rodzina i przyjaciele. Pobyty w Polsce Wnioskodawczyni wykorzystuje również na działania związane z wynajmem mieszkań. Z uwagi na przebywanie poza terytorium Polski Wnioskodawczyni nie wykonuje osobiście wszystkich czynności związanych z obsługą najmu. Czynności niewymagające fizycznej obecności w Polsce Wnioskodawczyni wykonuje samodzielnie z miejsca zamieszkania, w szczególności dokonuje bieżących płatności za faktury, czynsze i inne zobowiązania związane z utrzymywaniem lokali, składa zamówienia przez Internet związane z doposażeniem mieszkań itp.

Natomiast do wykonywania czynności wymagających fizycznej obecności w Polsce Wnioskodawczyni ustanowiła pełnomocnika stale przebywającego w Polsce. Pełnomocnik działał na podstawie pełnomocnictwa udzielonego w formie aktu notarialnego z dnia 21 czerwca 2018 r., a następnie i do teraz na podstawie pełnomocnictwa udzielonego w formie aktu notarialnego w dniu 8 stycznia 2024 r. Z pełnomocnictwa wynika, że pełnomocnik został umocowany m.in. do poniższych czynności:

• do występowania w imieniu Wnioskodawczyni przed organami administracji państwowej i samorządowej, sądami, operatorami pocztowymi i urzędami skarbowymi, KRUS, ZUS, zakładami energetycznymi, gazowniczymi i wodociągowymi, spółdzielniami oraz wspólnotami mieszkaniowymi, w tym do uczestniczenia w zebraniach wspólnot z prawem głosowania, a także przed innymi osobami prawnymi i fizycznymi;
• do zarządu i administracji nieruchomościami, ruchomościami oraz prawami należącymi do Wnioskodawczyni lub mającymi być przez nią nabytymi;
• do zawierania umów użyczenia, najmu lub dzierżawy z dowolnymi osobami i na warunkach według uznania pełnomocnika;
• negocjowania i ustalania czynszów;
• odbioru czynszów i innych należności;
• uiszczania należnych podatków i opłat;
• popisywania i odbioru wszelkich dokumentów;
• składania deklaracji;
• zawierania dowolnych umów cywilnoprawnych, aneksów, rozwiązywania umów;
• zawierania umów z ubezpieczycielami, ich aneksowania i rozwiązywania;
• odbioru korespondencji i przesyłek;
• odbioru gotówki należnej z jakiegokolwiek tytułu;
• nabywania dowolnych nieruchomości, podpisywania stosowanych aktów notarialnych, podpisywania umów przedwstępnych, deweloperskich.

W praktyce pełnomocnik może wykonywać wszelkie działania operacyjne, organizacyjne i administracyjne niezbędne dla bieżącego utrzymania nieruchomości w stanie umożlwiającym ich komercyjny najem, w tym odbierać korespondencję, uczestniczyć w kontaktach ze wspólnotami mieszkaniowymi, organizować i nadzorować remonty, udostępniać lokale, zawierać nowe umowy najmu oraz umowy dotyczące dostaw mediów i innych usług związanych z funkcjonowaniem nieruchomości.

Wnioskodawczyni wykonuje wszystkie niezbędne działania związane z wynajmem nieruchomości samodzielnie albo za pośrednictwem pełnomocnika, jeżeli sama nie przebywa w tym czasie w Polsce, a dana czynność tego wymaga.

Czynności niewymagające fizycznej obecności w Polsce realizowane są przez Wnioskodawczynię, np. dokonywanie opłat, składanie zamówień dotyczących wyposażenia mieszkań - czynności te dokonywane są przez Internet.

Ponieważ część czynności wymaga jednak stałej obecności w Polsce, zadania te zostały powierzone pełnomocnikowi. Pełnomocnik wykonuje swoje czynności w sposób stały i powtarzalny, jako element przyjętego przez Wnioskodawczynię modelu organizacyjnego prowadzenia działalności najmu na terytorium Polski. Zaangażowanie pełnomocnika jest adekwatne do rozmiarów i charakteru prowadzonej przez Wnioskodawczynię działalności w Polsce.

Uzupełninie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego.

W odpowiedzi na zadane pytania wskazała Pani następująco:

1)  w jaki sposób rozlicza Pani nabyte usługi od Pełnomocnika w Polsce, tj. czy Pełnomocnik wystawia faktury za wykonane usługi na Pani rzecz oraz czy faktury te zawierają kwotę polskiego podatku VAT naliczonego,

Pełnomocnik nie wystawia faktur za wykonanie usług, współpraca jest wykonywana w oparciu o umowę zlecenie.

2)  czy nabywa Pani inne usługi bądź towary niż usługi od Pełnomocnika na terytorium Polski, jeśli tak, to prosiłem wskazać jakiego rodzaju usługi bądź towary są nabywane i w jakim celu i od jakich podmiotów, czy faktury te zawierają kwotę podatku naliczonego,

Tak, Wnioskodawczyni nabywa inne usługi i towary na terytorium kraju, które są niezbędne do utrzymania nieruchomości w stanie nadającym się do wynajmu, są to w szczególności: media, wydatki na wyposażenie mieszkań (np. meble), usługi naprawy, remontów, księgowe, ponoszone są również opłaty do wspólnoty czy spółdzielni mieszkaniowych. Większość faktur zawiera podatek od towarów i usług.

3)  czy oprócz nieruchomości będącej przedmiotem wynajmu, który podlega opodatkowaniu VAT (nie podlega zwolnieniu z podatku VAT) posiada Pani na terytorium Polski jakieś inne nieruchomości, ruchomości, zasoby techniczne i w jaki sposób są one przez Panią wykorzystywane,

Wnioskodawczyni wskazuje, że oprócz nieruchomości będącej przedmiotem wynajmu opodatkowanego VAT posiada na terytorium Polski również inne składniki majątkowe, tj.: nieruchomości gruntowe nabyte w związku z planowaną budową domu przeznaczonego na własne cele prywatne.

Wnioskodawczyni posiada również zasoby techniczne, tj. składniki majątkowe i infrastrukturę wykorzystywane do prowadzenia działalności w zakresie najmu nieruchomości, w szczególności nieruchomości będące przedmiotem najmu, ich wyposażenie, instalacje, media, dostęp do Internetu, infrastrukturę umożliwiającą korzystanie z lokali przez najemców, dokumentację związaną z najmem, rachunek bankowy wykorzystywany do rozliczeń oraz narzędzia komunikacji i obsługi administracyjnej najmu.

4)  czy w składanych w Polsce deklaracjach podatkowych wykazuje Pani kwotę podatku należnego z tytułu najmu nieruchomości,

Tak, od początku prowadzenia działalności wykazywany jest podatek VAT należny z tytułu wynajmu nieruchomości.

5)  wskazanie innych, niezbędnych z Pani punktu widzenia okoliczności w zależności od nowo sformułowanego zakresu przepisów podatku od towarów i usług, których interpretacji Pani oczekuje,

W uzupełnieniu stanu faktycznego Wnioskodawczyni wskazuje, iż pełnomocnikiem jest osoba fizyczna.

Pytanie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu z 8 maja 2026 r.)

Czy w zaistniałym stanie faktycznym Wnioskodawczyni posiada na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej dla celów VAT, a w konsekwencji nie jest zobowiązana do ustanowienia przedstawiciela podatkowego, o którym mowa w art. 18a ustawy o podatku od towarów i usług?

Pani stanowisko w sprawie (uzupełnione pismem z 8 maja 2026 r.)

W myśl art. 11 ust. 1 i 2 Rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 za stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej należy uznać miejsce inne niż siedziba działalności gospodarczej, które charakteryzowałoby się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, umożliwiająca odpowiednio odbiór i wykorzystywanie usług albo świadczenie usług. Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych z 28 stycznia 2026 r. (dalej: „Objaśnienia”) potwierdziło, że właśnie te kryteria należy stosować także przy ocenie posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na potrzeby obligatoryjnego systemu KSeF. Jednocześnie ocena musi być dokonywana z uwzględnieniem konkretnego modelu działalności podatnika. Ministerstwo Finansów wskazało przy tym, że na zaplecze techniczne może składać się również nieruchomość, jeżeli jest ona niezbędna do wykonywania danego rodzaju działalności.

W ocenie Wnioskodawczyni, w jej przypadku spełnione są obie zasadnicze przesłanki: wystarczająca stałość oraz odpowiednia struktura personalno-techniczna na terytorium Polski. Wnioskodawczyni od 2020 r. w sposób ciągły wynajmuje położone w Polsce nieruchomości mieszkalne. Nie jest to aktywność incydentalna ani okazjonalna, lecz stały model uzyskiwania przychodów z usług najmu wykonywanych na terytorium kraju. Sama długotrwałość najmu oraz utrzymywanie lokali w stanie gotowości do oddania ich w odpłatne używanie przemawiają za istnieniem wymaganej stałości. Ministerstwo Finansów w Objaśnieniach podkreśla, że stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej powinno mieć cechę trwałości i realnego związku z wykonywaną działalnością.

Po stronie zaplecza technicznego Wnioskodawczyni dysponuje w Polsce nieruchomościami mieszkalnymi, które są w pełni wyposażone i przystosowane do wynajmu, a także całym otoczeniem organizacyjnym koniecznym do ich eksploatacji: mediami, obsługą wspólnotową, remontową i administracyjną. W świetle Objaśnień nieruchomość może sama stanowić element zaplecza technicznego, jeżeli bez niej nie byłoby możliwe wykonywanie danego rodzaju działalności. W przypadku najmu nieruchomości taki związek jest bezpośredni i oczywisty.

Po stronie zaplecza personalnego występuje trwała i funkcjonalnie podporządkowana Wnioskodawczyni struktura w Polsce w postaci pełnomocnika stale przebywającego na terytorium kraju. Zakres pełnomocnictwa nie ogranicza się do czynności technicznych lub pomocniczych, obejmuje on bowiem zarząd i administrację nieruchomościami, zawieranie umów najmu, użyczenia i dzierżawy, negocjowanie i ustalanie wysokości czynszów, odbiór czynszów i innych należności, zawieranie i rozwiązywanie umów cywilnoprawnych, reprezentację przed urzędami, wspólnotami, dostawcami mediów i innymi podmiotami, a także odbiór korespondencji i gotówki. Oznacza to, że pełnomocnik wykonuje w Polsce zasadnicze czynności operacyjne i prawne składające się na bieżące prowadzenie działalności najmu.

W ocenie Wnioskodawczyni posiada ona stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce z uwagi na:

• po pierwsze, posiada w Polsce własna bazę techniczną w postaci nieruchomości przeznaczonych do najmu,
• po drugie, istnieje w Polsce konkretny, stale działający pełnomocnik, który nie wykonuje jedynie pobocznych czynności administracyjnych, ale jest umocowany do podejmowania kluczowych decyzji i czynności dotyczących najmu, określenia warunków umownych, rozliczeń i bieżącego zarządu. Taki model organizacyjny wskazuje na istnienie rzeczywistej lokalnej struktury operacyjnej adekwatnej do rodzaju i rozmiaru prowadzanej działalności.

Takie rozumienie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej pozostaje spójne również z linią interpretacyjną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. W interpretacji z 30 stycznia 2024 r. sygn. 0114-KDIP1-2.4012.500.2023.2.RST, organ analizował przesłanki stałości, zaplecza personalnego i technicznego oraz akcentował, że ocena musi dotyczyć rzeczywistego sposobu zorganizowania działalności podatnika. Z kolei w interpretacji z 5 listopada 2024 r. sygn. 0114-KDIP1-2.4012.415.2025.1.JO, DKIS wskazał, że przesłanki stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej są spełnione tam, gdzie istnieje odpowiednia stałość, zaplecze personalne i techniczne oraz zasoby pozwalające na odbiór i wykorzystanie usług dla potrzeb tego miejsca.

W Objaśnieniach rozróżniono sytuacje, w których dane miejsce tylko formalnie istnieje, od takich, w których uczestniczy ono czynnie w danej transakcji. Wskazano, ze samo same funkcje pomocnicze, takie jak księgowość, fakturowanie czy windykacja, nie przesadzają o aktywnym uczestnictwie w transakcji. W niniejsze sprawie zakres czynności realizowanych w Polsce jest jednak znacznie szerszy: obejmuje utrzymywanie nieruchomości, ich administrację, zawieranie i negocjowanie umów najmu, pobór należności, kontakty z dostawcami i wspólnotami oraz bieżące reprezentowanie Wnioskodawczyni w sprawach związanych z najmem. Oznacza to, że polska struktura nie tylko wspiera działalność, ale realnie umożliwia świadczenie usług najmu.

Dodatkowo w interpretacji z 24 lutego 2026 r. sygn. 0114-KDIP1-2.4012.794.2025.2.MW, DKIS ponownie zaakcentował, że stałe miejsce prowadzenia działalności musi charakteryzować się takim stopniem zaangażowania, który pozwala na prowadzenie działalności w sposób nieprzypadkowy i zorganizowany. W przedstawionym stanie faktycznym właśnie taki model występuje: działalność jest długotrwała, powtarzalna i oparta na lokalnych zasobach rzeczowych oraz osobowych.

W konsekwencji należy uznać, że Wnioskodawczyni:

• prowadzi w Polsce działalność w sposób trwały i ciągły,
• dysponuje w Polsce zapleczem technicznym adekwatnym do rodzaju działalności,
• dysponuje w Polsce zapleczem personalnym o realnych kompetencjach operacyjnych i prawnych,
• wykorzystuje tę strukturę do faktycznego świadczenia usług najmu.

Z tych względów Wnioskodawczyni posiada na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej dla celów VAT.

W ocenie Wnioskodawczyni orzeczeniem, do którego można odwołać się w niniejszej sprawie jest wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z dnia 3 czerwca 2021 r., w sprawie Titanium Ltd (C-931/19). W sprawie tej Trybunał stwierdził:

„Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Trybunału pojęcie „stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej” wymaga stałej obecności zasobów ludzkich i technicznych niezbędnych do świadczenia określonych usług. Wymaga ona zatem wystarczającego stopnia trwałości oraz struktury, która z punktu widzenia zasobów ludzkich i technicznych jest w stanie umożliwić samodzielne świadczenie rozpatrywanych usług (wyrok z dnia 28 czerwca 2007 r., Planzer Luxembourg, C-73/06, EU:C:2007:397, pkt 54 i przytoczone tam orzecznictwo). W szczególności struktura pozbawiona własnego personelu nie może mieścić się w zakresie pojęcia „stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej” (zob. podobnie wyrok z dnia 17 lipca 1997 r., ARO Lease, C-190/95, EU:C:1997:374, pkt 19).

(…)

W niniejszym przypadku z akt sprawy, którymi dysponuje Trybunał, wynika, że skarżąca w postępowaniu głównym nie posiada żadnego w własnego personelu w Austrii i że osoby odpowiedzialne za niektóre zadania w zakresie zarządzania były upoważnione umownie przez spółkę, przy czym spółka ta zastrzegła sobie podejmowanie wszystkich ważnych decyzji dotyczących wynajmu omawianej nieruchomości. Tymczasem nieruchomość, która nie ma żadnych zasobów ludzkich umożliwiających samodzielne działanie, w sposób oczywisty nie spełnia ustanowionych w orzecznictwie kryteriów uznania za stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu zarówno dyrektywy 2006/112, jak i dyrektywy 2006/112 ze zm.”

W ocenie Wnioskodawczyni okoliczności faktyczne, w oparciu o które wydano orzeczenie, istotnie odbiegają od sposobu organizacji najmu przez Wnioskodawczynię. Titanium Ltd była właścicielem nieruchomości w Austrii, która wynajmowała odpłatnie dwóm austriackim przedsiębiorcom. Jednocześnie Titaniunm Ltd nie miała w Austrii własnych pracowników ani własnego zaplecza osobowego, a obsługę najmu powierzyła lokalnej firmie zarządzającej nieruchomościami.

Wnioskodawczyni nie korzysta z lokalnej firmy zarządzającej nieruchomościami, czynności te podejmuje zdalnie samodzielnie oraz z pomocą lokalnie działającego pełnomocnika będącego osoba fizyczną. Zatem posiada własny personel, odpowiednio umocowany, a zakres tego umocowania obejmuje istotne i kluczowe funkcje związane z wykonywaniem usług najmu w Polsce.

Dzięki stałej obecności pełnomocnika w Polsce możliwe jest utrzymanie nieruchomości w odpowiednim stanie oraz ich wynajem.

Biorąc pod uwagę powyższe Wnioskodawczyni posiada własny personel niezbędny do świadczenia usług związanych z najmem.

W ocenie Wnioskodawczyni posiada ona stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce z uwagi na fakt posiadania odpowiedniej struktury w zakresie zaplecza personalnego i technicznego w Polsce, a w konsekwencji nie jest zobowiązana do ustanowienia przedstawiciela podatkowego, o którym mowa w art. 18a ustawy o podatku od towarów i usług.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają:

1)  odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;

2)  eksport towarów;

3)  import towarów na terytorium kraju;

4)  wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;

5)  wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.

Z powyższego przepisu wynika tzw. zasada terytorialności, zgodnie, z którą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają określone czynności, ale tylko w sytuacji, gdy miejscem ich świadczenia jest terytorium kraju.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).

Z opisu sprawy wynika, że jest Pani czynnym podatnikiem podatku VAT, od 2020 r. wykonuje Pani czynności opodatkowane podatkiem VAT na terytorium Polski polegające na odpłatnym wynajmie kilku nieruchomości mieszkalnych położonych w Polsce. Lokale są wynajmowane w ramach umowy długoterminowej zawartej z podmiotem gospodarczym, który wykorzystuje je do prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Posiada Pani obywatelstwo polskie, lecz obecnie posiada Pani miejsce zamieszkania w Australii, zaś wcześniej przez kilka był to Singapur. Z uwagi na przebywanie poza terytorium Polski nie wykonuje Pani osobiście wszystkich czynności związanych z wynajmem mieszkań. Czynności niewymagającej Pani fizycznej obecności w Polsce, które dokonuje Pani z miejsca zamieszkania, dotyczą bieżących płatności za faktury, czynsze i inne obowiązania związane utrzymaniem lokali, składania zamówień przez Internet dotyczących wyposażenia mieszkań (np. mebli). Do wykonywania czynności wymagających fizycznej obecności w Polsce ustanowiła Pani pełnomocnika.

Pani wątpliwości dotyczą ustalenia czy posiada Pani na terytorium Polski stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej i w związku z tym jest zobowiązana do ustanowienia przedstawiciela podatkowego, o którym mowa w art. 18a ustawy o VAT.

Definicja „stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej” została zawarta w Rozporządzeniu Wykonawczym Rady (UE) Nr 282/2011 z 15 marca 2011 r. ustanawiającego środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 77 z 23.03.2011, str.1, ze zm.) zwanego dalej „rozporządzeniem 282/2011”.

Z części wstępnej (preambuły) - punkt (4) wynika, że podstawowym celem niniejszego rozporządzenia 282/2011 jest zapewnienie jednolitego stosowania obecnego systemu VAT, poprzez określenie przepisów wykonawczych do dyrektywy 2006/112/WE, w szczególności w odniesieniu do podatników, dostawy towarów i świadczenia usług oraz miejsca transakcji podlegających opodatkowaniu.

Natomiast w punkcie (14) stwierdzono, że:

Aby zapewnić jednolite stosowanie zasad dotyczących miejsca dokonania transakcji podlegających opodatkowaniu, należy wyjaśnić pojęcia, takie jak: siedziba działalności gospodarczej podatnika, stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, stałe miejsce zamieszkania oraz zwykłe miejsce pobytu. Stosowanie możliwie jak najbardziej precyzyjnych i obiektywnych kryteriów powinno ułatwić stosowanie tych pojęć w praktyce; należy przy tym uwzględniać orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości.

W myśl art. 11 ust. 1 rozporządzenia 282/2011:

Na użytek stosowania art. 44 dyrektywy 2006/112/WE „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” oznacza dowolne miejsce - inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, o którym mowa w art. 10 niniejszego rozporządzenia - które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 11 ust. 2 rozporządzenia 282/2011:

Na użytek stosowania następujących artykułów stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej oznacza dowolne miejsce - inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, o którym mowa w art. 10 niniejszego rozporządzenia - które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu świadczenie usług, które wykonuje:

a)  art. 45 dyrektywy 2006/112/WE;

b)  począwszy od 1 stycznia 2013 r. - art. 56 ust. 2 akapit drugi dyrektywy 2006/112/WE;

c)  do 31 grudnia 2014 r. - art. 58 dyrektywy 2006/112/WE;

d)  art. 192a dyrektywy 2006/112/WE.

Jak stanowi art. art. 11 ust. 3 rozporządzenia 282/2011:

Fakt posiadania numeru identyfikacyjnego VAT sam w sobie nie jest wystarczający, by uznać, że podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Na podstawie art. 53 ust. 1 rozporządzenia 282/2011:

Na użytek stosowania art. 192a dyrektywy 2006/112/WE stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej podatnika jest brane pod uwagę wyłącznie wtedy, gdy charakteryzuje się ono wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu dokonanie dostawy towarów lub świadczenie usług, w których uczestniczy.

Przy wykładni pojęcia „stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej”, odwołując się do orzeczeń TSUE, należy wskazać, że o ww. miejscu można mówić jeżeli występuje odpowiednia struktura w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, niezbędna do prowadzenia działalności gospodarczej oraz istnieje pewna minimalna skala działalności gospodarczej, która pozwala na uznanie, że działalność podatnika w tym miejscu nie jest prowadzona w sposób okresowy, jak również działalność z tego miejsca jest prowadzona w sposób samodzielny w stosunku do działalności siedziby przedsiębiorstwa. W tym zakresie aktualne jest orzecznictwo TSUE, m.in. wyrok C-168/84 Gunter Berkholz, C-231/94 Faaborg-Gelting Linien A/S, C-190/95 ARO Lease BV, C-260/95 Commissioners of Customs and Excise v. DFDS A/S, C-390/96 Lease Plan Luxembourg SA, jak również C-605/12 Welmory Sp. z o.o.

Z uwagi na definicję stałego miejsca prowadzenia działalności wynikającą z przedmiotowego rozporządzenia 282/2011, jak również utrwalone orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej oraz orzecznictwo polskich sądów administracyjnych w powyższym zakresie, wymienić można kilka przesłanek, których zaistnienie powoduje, że można mówić o „stałym miejscu prowadzenia działalności”. Jak wynika z samej nazwy „stały”, to trwale związany z danym miejscem, nieprzenośny, niezmienny. Powyższe wskazuje, że stałe miejsce prowadzenia działalności charakteryzować się musi pewnym określonym stopniem zaangażowania, które pozwala na uznanie, że działalność prowadzona jest w tym miejscu nie w sposób przemijający, czy też okresowy. Konieczna jest zatem pewna określona minimalna skala działalności, która stanowi zewnętrzną oznakę, że działalność w tym miejscu prowadzona jest stale. Zaangażowanie, o którym mowa powinno również przybrać konkretny wymiar osobowo-rzeczowy, pozwalający na świadczenie usług w sposób niezależny. Innymi słowy, dla uznania, że określone miejsce prowadzenia działalności ma charakter stały, konieczne jest istnienie w tym miejscu infrastruktury technicznej oraz personelu ludzkiego, który samodzielnie może świadczyć określone czynności. Taka osobowo-rzeczowa struktura w stałym miejscu prowadzenia działalności powinna występować w sposób stały, tzn. powtarzalny i nieprzemijający.

Pojęcie stałego miejsca prowadzenia działalności nie sposób również rozpatrywać w oderwaniu od definicji działalności gospodarczej, o której mowa w art. 15 ust. 2 ustawy. Zgodnie z tym przepisem:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Z uwagi na kryteria wskazane w powołanym przepisie należy stwierdzić, że podmiot posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju, jeżeli przy wykorzystaniu na jego terytorium infrastruktury oraz personelu, w sposób zorganizowany oraz ciągły, prowadzi działalność, w ramach której wykonuje czynności opodatkowane podatkiem od towarów i usług. Zatem, zarówno infrastruktura techniczna jak i zaangażowanie osobowe musi pozostawać w ścisłym związku z wykonywaniem czynności podlegających opodatkowaniu. Wobec tego, dla rozpoznania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej koniecznym jest, aby dane miejsce nie tylko wykorzystywało towary i usługi, ale także aby samo mogło wykonywać czynności podlegające opodatkowaniu, zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy. Przy czym, dla uznania działalności podmiotu za stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce nie jest konieczne, aby przy wykorzystaniu wystarczających środków sam podmiot świadczył usługi czy też dokonywał dostaw towarów. Ważne jest aby stworzona struktura działalności podmiotu miała możliwość odbioru i korzystania z usług dostarczonych na własne potrzeby.

Jeżeli dany podmiot posiada w danym państwie personel oraz strukturę (w tym infrastrukturę techniczną) cechującą się odpowiednią stałością, to posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w tym państwie. Co istotne, bez znaczenia dla powyższego rozstrzygnięcia pozostaje kwestia, czy są to pracownicy zatrudnieni bezpośrednio przez ten podmiot, oraz czy jest to infrastruktura „własna”. W wydawanych wyrokach TSUE wskazywał bowiem, że w zależności od okoliczności, dla powstania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w danym państwie członkowskim może nie być konieczne posiadanie własnego zaplecza personalnego i technicznego, o ile zaplecze udostępnione przez podmiot trzeci umożliwia odbiór świadczonych usług i ich wykorzystywanie w działalności gospodarczej usługobiorcy (np. w wyroku C-605/12 w sprawie Welmory Sp. z o.o.). Przy czym, dostępność zaplecza dostarczonego przez inny podmiot musi być porównywalna do dostępności zaplecza własnego.

W analizowanej sprawie należy zwrócić szczególną uwagę na wyrok TSUE z 3 czerwca 2021 r., w sprawie C-931/19. Sprawa dotyczyła spółki Titanium z siedzibą na wyspie Jersey zajmującej się wynajmem nieruchomości w Austrii. Z uwagi na brak własnego personelu spółka korzystała z usług austriackiej spółki zarządzającej (zajmującej się pośrednictwem w relacjach z kontrahentami, fakturowaniem czynszu oraz prowadzeniem rozliczeń). Spółka Titanium zachowała jednak uprawnienia decyzyjne do zawierania i rozwiązywania umów najmu, określania ich warunków, a także wyboru dostawców, w tym spółki zarządzającej nieruchomością. Na tle tak przedstawionego opisu stanu TSUE wskazał, że w przypadku, gdy podatnik dysponuje w innym kraju jedynie zapleczem technicznym (nieruchomością) i nie ma na miejscu żadnych zasobów ludzkich umożliwiających samodzielne działanie, w sposób oczywisty nie są spełnione kryteria posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Zatem, wynajmowana w innym państwie członkowskim nieruchomość nie stanowi stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, w sytuacji gdy właściciel tej nieruchomości nie ma własnego personelu niezbędnego do świadczenia usług związanych z najmem.

Z kolei również istotną kwestię „samowystarczalności” stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej poruszył Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 3 października 2019 r., sygn. I FSK 980/17, wskazując, że: „To, czy posiadane w danym miejscu siły i środki są odpowiednie, powinno być oceniane każdorazowo w kontekście konkretnych usług. Pamiętać bowiem należy, że owe siły i środki mają być odpowiednie do tego, aby umożliwić albo odbiór i wykorzystanie nabywanych usług, albo świadczenie usług. Innymi słowy, powinno być tak, że to ta właśnie struktura faktycznie konsumuje, zużywa usługi. Jeśli nie jest możliwe, aby dana struktura (z uwagi na swoje zaplecze personalne i techniczne) była w stanie skonsumować nabywane usługi, to należy ją uznać za niebędącą w tym przypadku stałym miejscem prowadzenia działalności. Odpowiednio - stałe miejsce prowadzenia działalności powinno mieć w dyspozycji takie siły i środki, aby było w stanie wyświadczyć usługi, które sprzedaje. Tylko wówczas w odniesieniu do sprzedawanych usług może być ono uznane za stałe miejsce prowadzenia działalności”.

Mając na uwadze powołane orzecznictwo TSUE, przepisy prawa oraz przedstawione okoliczności sprawy należy uznać, że Pani działalność realizowana na terytorium Polski spełnia przesłanki do uznania jej za stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, bowiem cechuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego umożliwiających samodzielne prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie najmu nieruchomości. Z treści wniosku wynika, że Pani działalność w Polsce polega na wynajmie kilku nieruchomości podmiotowi gospodarczemu, który wykorzystuje je do prowadzenia działalności gospodarczej.

Należy wskazać, że za „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” należy uznać każde miejsce inne niż siedziba działalności gospodarczej podatnika, jeżeli łącznie zostaną spełnione warunki: posiadania w tym miejscu zaplecza personalnego i technicznego. Zaplecze to musi posiadać strukturę, która umożliwia odbiór i wykorzystanie nabywanych usług dla własnych potrzeb oraz musi charakteryzować się stałością. Co jednak istotne dla istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej nie jest konieczne posiadanie własnego zaplecza personalnego oraz technicznego i kryterium to może być spełnione również w przypadku korzystania przez Panią z personelu i infrastruktury technicznej podmiotu trzeciego. Jednak w takim przypadku zaplecze to musi być dostępne dla Pani jak jej własne tj. musi Pani sprawować nad nim kontrolę porównywalną do tej, jaką sprawuje nad zapleczem własnym.

W analizowanej sprawie ustanowiła Pani pełnomocnika na stale przebywającego w Polsce, który podejmuje czynności wymagające fizycznej obecności w Polsce, są to działania operacyjne, organizacyjne i administracyjne niezbędne dla bieżącego utrzymania nieruchomości w stanie umożlwiającym ich komercyjny najem, w tym pełnomocnik może odbierać korespondencję, uczestniczyć w kontaktach ze wspólnotami mieszkaniowymi, organizować i nadzorować remonty, udostępniać lokale, zawierać nowe umowy najmu oraz umowy dotyczące dostaw mediów i innych usług związanych z funkcjonowaniem nieruchomości. Wyłącznie czynności niewymagające fizycznej obecności w Polsce realizowane są przez Panią takie jak np. dokonywanie opłat, składanie zamówień dotyczących wyposażenia mieszkań, które są wykonywane przez Internet. Ponadto, oprócz nieruchomości będącej przedmiotem wynajmu opodatkowanego VAT posiada Pani na terytorium Polski również inne składniki majątkowe, tj.: nieruchomości gruntowe nabyte w związku z planowaną budową domu przeznaczonego na własne cele prywatne. Posiada Pani także zasoby techniczne, tj. składniki majątkowe i infrastrukturę wykorzystywane do prowadzenia działalności w zakresie najmu nieruchomości, w szczególności nieruchomości będące przedmiotem najmu, ich wyposażenie, instalacje, media, dostęp do Internetu, infrastrukturę umożliwiającą korzystanie z lokali przez najemców, dokumentację związaną z najmem, rachunek bankowy wykorzystywany do rozliczeń oraz narzędzia komunikacji i obsługi administracyjnej najmu. Również wszystkie niezbędne działania związane z wynajmem nieruchomości wykonuje Pani samodzielnie na terytorium Polski albo za pośrednictwem pełnomocnika, jeżeli nie przebywa Pani w tym czasie w Polsce, a dana czynność tego wymaga.

Należy jednak wskazać, że jak wynika z cytowanego powyżej wyroku C-931/19 z 3 czerwca 2021 r., brak własnego personelu w kraju, w którym znajduje się wynajmowana nieruchomość, do świadczenia usług związanych z najmem, wyklucza uznanie posiadania przez wynajmującego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, jednakże nie ma to zastosowania w Pani sytuacji.

Do przyjęcia istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej ważne jest również, aby miejsce to charakteryzowało się „wystarczającą stałością”, czyli strukturą o wystarczającej (minimalnie wymaganej dla prowadzenia działalności gospodarczej) trwałości poprzez zorganizowanie zasobów ludzkich i zaplecza technicznego tak, aby miały one możliwości wykorzystania usług dla własnych potrzeb. Zatem, decydujący jest fakt, że struktura funkcjonująca przez określony czas charakteryzuje się wystarczającą stałością, a nie została założona dla potrzeb przemijających.

Z wniosku wynika, że nabywa Pani usługi i towary na terytorium kraju, które są niezbędne do utrzymania nieruchomości w stanie nadającym się do wynajmu, są to w szczególności: media, wydatki na wyposażenie mieszkań (np. meble), usługi naprawy, remontów, księgowe, ponoszone są również opłaty do wspólnoty czy spółdzielni mieszkaniowych. Na terytorium Polski przebywa ustanowiony przez Panią pełnomocnik, który może wykonywać wszelkie działania operacyjne, organizacyjne i administracyjne niezbędne do bieżącego utrzymywania nieruchomości, w tym w szczególności zawierać nowe umowy najmu oraz umowy dotyczące dostawy mediów i innych usług związanych z funkcjonowaniem nieruchomości, organizować i nadzorować remonty. Zatem struktura (w postaci nieruchomości oraz zasobów personalnych w postaci pełnomocnika) jaką Pani zorganizowała na terytorium Polski jest w stanie odbierać i wykorzystywać nabywane usługi dla własnych potrzeb, zaś usługi nabywane przez Panią na terytorium Polski są faktycznie wykorzystywane przez ww. strukturę. W konsekwencji Pani działalność w zakresie najmu nieruchomości prowadzona na terytorium Polski charakteryzuje się stałością. Tym samym, poprzez zorganizowanie odpowiedniego zaplecza osobowego i technicznego oraz nabywanie od niezależnych podmiotów usług i towarów niezależnie i w długiej perspektywie czasu na terytorium Polski prowadzi Pani działalność gospodarczą w sposób ciągły i stały.

Tym samym, oceniając całokształt przedstawionych okoliczności sprawy, a także orzecznictwo TSUE szczególnie w kontekście wyroku C-931/19 z 3 czerwca 2021 r., należy stwierdzić, że posiada Pani stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.

Odnośnie Pani wątpliwości związanych z obowiązkiem ustanowienia przedstawiciela podatkowego należy wskazać, że zgodnie z art. 18a ust. 1 ustawy:

Podatnik, o którym mowa w art. 15 ust. 1, nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego, podlegający obowiązkowi zarejestrowania się jako podatnik VAT czynny, jest obowiązany ustanowić przedstawiciela podatkowego.

Stosownie do art. 18c ust. 1 ustawy:

Przedstawiciel podatkowy wykonuje w imieniu i na rzecz podatnika, dla którego został ustanowiony:

1)  obowiązki tego podatnika w zakresie rozliczania podatku, w tym w zakresie sporządzania deklaracji podatkowych, oraz informacji podsumowujących, o których mowa w art. 100 ust. 1, a także w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji, w tym ewidencji, na potrzeby podatku;

2)  inne czynności wynikające z przepisów o podatku od towarów i usług, jeżeli został do tego upoważniony w umowie.

Z powołanych przepisów prawa wynika, że obowiązek ustanowienia przedstawiciela podatkowego na terenie kraju dotyczy podmiotów, które łącznie spełniają następujące warunki:

• są podatnikami, w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy, tj. wykonują samodzielnie działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów o VAT,
• nie posiadają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego (Polska lub inne państwo UE),
• podlegają obowiązkowi zarejestrowania się jako podatnik VAT czynny na terytorium kraju.

Przedstawiciel podatkowy zobowiązany jest do wypełnienia wszelkich obowiązków podatnika, którego jest przedstawicielem, związanych z rozliczeniem podatku, w tym do prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz ewidencji na potrzeby tego podatku, sporządzania deklaracji i informacji podsumowujących. Przy czym, strony mogą rozszerzyć w drodze umownej zakres obowiązków przedstawiciela podatkowego o inne czynności wynikające z przepisów o podatku od towarów i usług.

Wskazała Pani, że od 2020 r. prowadzi na terytorium Polski działalność gospodarczą polegającą na wynajmie nieruchomości. Jest Pani zarejestrowana jako podatnik VAT czynny w Polsce i od początku prowadzenia działalności wykazuje Pani podatek należny VAT z tytułu wynajmu nieruchomości. Ponadto Pani miejscem zamieszkania jest obecnie Australia, oraz jednocześnie jak ustaliłem w interpretacji posiada Pani stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. W związku z tym nie ma Pani obowiązku ustanowienia przedstawiciela podatkowego w Polsce, na podstawie art. 18a ust. 1 ustawy.

W konsekwencji Pani stanowisko uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Panią w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pani do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)  z zastosowaniem art. 119a;

2)  w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)  z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

• w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
• w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.