0112-KDIL1-3.4012.280.2026.2.KK

Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

6 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 6 maja 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku od towarów i usług w zakresie:

-       prawa do odliczenia VAT naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi, zostanie ona wystawiona poza KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 1),

-       momentu otrzymania Faktury Zakupowej wystawionej, wbrew obowiązkowi, wyłącznie poza KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 2),

-       prawa do odliczenia VAT naliczonego oraz momentu otrzymania Faktury Zakupowej, wystawionej w formie papierowej lub elektronicznej, wbrew obowiązkowi, poza KSeF, w przypadku, gdy faktura, zawierająca dane, które umieszczone były na ww. Fakturze Zakupowej, ostatecznie zostanie przesłana przez kontrahenta przy użyciu KSeF (pytanie oznaczone we wniosku nr 3).

Uzupełnili go Państwo pismem z 8 czerwca 2026 r. (data wpływu 8 czerwca 2026 r.) oraz pismem z 17 lipca 2026 r. (data wpływu 20 lipca 2026 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

„A” (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) jest polskim podatnikiem VAT zarejestrowanym dla potrzeb VAT jako podatnik czynny.

Spółka posiada siedzibę na terytorium Polski.

Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, Wnioskodawca nabywa towary i usługi od Kontrahentów (dalej: „Dostawców”) mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów.

W sytuacjach będących przedmiotem złożonego wniosku, zakup ww. towarów i usług, podlegających opodatkowaniu VAT w Polsce, dokumentowany jest przez powyższe podmioty fakturami/fakturami korygującymi, na których wykazane są kwoty polskiego podatku VAT (dalej: „Faktury Zakupowe”).

Ww. towary i usługi wykorzystywane są przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności na rzecz jego działalności, przez co przysługuje mu prawo do odliczenia VAT naliczonego (zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Dodatkowo w sytuacjach będących przedmiotem wniosku, nie zaistniały/zaistnieją negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego (które ustawodawca wskazał w art. 88 ww. ustawy).

Po wprowadzeniu przepisów obligujących do wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanych, przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, Spółka otrzymała /będzie otrzymywała od kontrahentów Faktury Zakupowe wystawione poza systemem (KSeF).

Faktury Zakupowe mogą być otrzymywane zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.

Ponadto, otrzymywane przez Spółkę Faktury Zakupowe mogą mieć również formę odpowiadającą wymogom wizualizacji faktur wystawionych na podstawie art. 106nda, art. 106nha oraz art. 106nh ustawy o VAT, jednak nie zostaną one wprowadzone/przesłane przez Dostawcę do KSeF.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy dotyczących pytania nr 1 oraz nr 2 wniosku są każdego rodzaju faktury (Faktury Zakupowe) wskazane powyżej, tj.:

a)    w formie papierowej oraz

b)    w formie elektronicznej,

c)    także dodatkowo, dokumenty odpowiadające swoim wyglądem, wymogom wizualizacji faktur wskazanych w art. 106nda, art. 106nha oraz art. 106nh ustawy o VAT (nie stanowiące plików w standardzie xlm), a więc wystawione w formie odpowiadającej poszczególnym wizualizacjom trybu OFFLINE.

Przedmiotem wątpliwości, objętych pytaniami, jest sytuacja, w której w ogóle nie doszło i nie dojdzie do użycia KSeF, tj. opisane powyżej dokumenty nie zostaną wprowadzone do KSeF, nawet, jeżeli zostały sporządzone w formie spełniającej wymogi wskazane w pkt c) powyżej.

Pytanie nr 1 i 2 wniosku dotyczy również wizualizacji wskazanych w pkt c) powyżej, odpowiadających wszystkim wskazanym w pytaniu trybom OFFLINE, tj. offline24, offline-niedostępność KSeF, tryb awaryjny (art. 106nda, art. 106nha oraz art. 106nh ustawy o VAT).

Wyłącznie wizualizacja wskazana w pkt c) powyżej będzie opatrzona dwoma kodami QR z napisami „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”.

Sposób przekazania ww. Faktur (w tym wizualizacji), o których mowa w pytaniach wniosku, będzie uzgodniony pomiędzy Wnioskodawcą a Dostawcą.

W zakresie stanu faktycznego objętego wątpliwością wskazaną w pytaniach pierwszym oraz drugim wniosku, nie dojdzie do przesłania faktur do KSeF.

Doprecyzowując pytanie nr 3 we wniosku, Wnioskodawca wskazał, że to pytanie odnosiło się do sytuacji, w której pierwotnie Dostawca wystawił/wystawi i przesłał/prześle Wnioskodawcy fakturę w formie papierowej lub elektronicznej.

Następnie Dostawca wprowadzi do KSeF dokument (fakturę), który będzie zawierać dane transakcji (będzie dokumentować transakcję), która pierwotnie została udokumentowana w formie faktury papierowej lub elektronicznej.

Oznacza to, że dokument wprowadzony do KSeF i przesłany do Wnioskodawcy za pośrednictwem KSeF będzie odzwierciedlał w swej treści fakturę przesłaną przez Dostawcę w formie papierowej lub elektronicznej.

A zatem pytanie to nie dotyczy sytuacji, w której pierwotnie Wnioskodawca otrzymał dokument odpowiadający swoim wyglądem wymogom wizualizacji faktur wskazanych w art. 106nda, art. 106nha oraz art. 106nh ustawy o VAT (nie stanowiący plików w standardzie xlm) – a więc wystawiony w formie odpowiadającej poszczególnym trybom OFFLINE.

Pytania (pytanie nr 3 ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

1.    Czy w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy przysługuje /będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki, również w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi, Faktura Zakupowa, z której wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona poza KSeF?

2.    Czy w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, gdy Faktura Zakupowa na rzecz Wnioskodawcy zostanie wystawiona - wbrew obowiązkowi – wyłącznie poza KSeF, za moment jej otrzymania i moment, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego, zakładając spełnienie pozostałych warunków odliczenia tego VAT, należy uznać moment faktycznego otrzymania tej Faktury Zakupowej przez Wnioskodawcę (poza KSeF)?

3.    Czy w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy:

·         przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia vat naliczonego wynikającego z faktury zakupowej wystawionej przez dostawcę w formie papierowej lub elektronicznej wbrew obowiązkowi - poza KSeF i otrzymanej przez Wnioskodawcę w takiej formie,

·         a za moment jej otrzymania i moment, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego, zakładając spełnienie pozostałych warunków odliczenia tego VAT, należy uznać moment faktycznego otrzymania tej faktury zakupowej przez wnioskodawcę w formie papierowej lub elektronicznej,

-        nawet w przypadku, gdy faktura, zawierająca dane, które umieszczone były na przedmiotowej fakturze zakupowej, o której mowa powyżej ostatecznie zostanie przesłana przez kontrahenta przy użyciu KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie (ad 3 ostatecznie doprecyzowane w uzupełnieniu wniosku)

1.    W przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki, również w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi, Faktura Zakupowa, z której wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona poza KSeF. 

2.    W opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, gdy Faktura Zakupowa na rzecz Wnioskodawcy zostanie wystawiona - wbrew obowiązkowi - wyłącznie poza KSeF, za moment jej otrzymania i moment, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego, zakładając spełnienie pozostałych warunków odliczenia tego VAT, należy uznać moment faktycznego otrzymania tej Faktury Zakupowej przez Wnioskodawcę (poza KSeF).

3.    W opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy:

·         przysługuje/będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego |z Faktury Zakupowej wystawionej przez Dostawcę w formie papierowej lub elektronicznej wbrew obowiązkowi - poza KSeF i otrzymanej przez Wnioskodawcę w takiej formie,

·         a za moment jej otrzymania i moment, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego, zakładając spełnienie pozostałych warunków odliczenia tego VAT, należy uznać moment faktycznego otrzymania tej Faktury Zakupowej przez Wnioskodawcę w formie papierowej lub elektronicznej,

-        nawet w przypadku, gdy Faktura, zawierająca dane, które umieszczone były na przedmiotowej Fakturze Zakupowej, o której mowa powyżej ostatecznie (po otrzymaniu Faktury w formie papierowej lub elektronicznej) zostanie przesłana przez kontrahenta przy użyciu KSeF.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad 1.

Spółka stoi na stanowisku, że sama okoliczność wystawienia faktury bez użycia KSeF, przy spełnieniu przesłanek odliczenia i braku przesłanek negatywnych, nie pozbawia jej prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, w związku z czym będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego także w sytuacji otrzymania Faktur Zakupowych wystawionych poza KSeF niezgodnie z wymogami lub wystawionych z naruszeniem obowiązku użycia KSeF.

Fundamentalną zasadą konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą.

Jak wskazuje Dyrektywa VAT 2006/112/WE Rady UE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U.UE. L z 2006 Nr 347), jedną z podstawowych zasad wspólnego systemu VAT jest zasada neutralności podatku, rozumiana jako stosowanie VAT na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia VAT naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Zgodnie ze stanowiskiem doktryny:

„Neutralność podatku od wartości dodanej dla podatnika wyraża się, m.in. dążeniem do poszukiwania, wdrażania i ochrony rozwiązań legislacyjnych zapewniających taki stan prawny, w którym wartość podatku zapłaconego przez podatnika w cenie zakupywanych przez niego towarów i usług wykorzystywanych do celów działalności gospodarczej nie będzie stanowić dla podatnika ostatecznego kosztu. Podatnik musi mieć zapewnioną możliwość odzyskania podatku naliczonego związanego ze swoją działalnością opodatkowaną. Wszelkie korzystne dla podatnika konsekwencje neutralności podatku są traktowane w doktrynie prawa wspólnotowego VAT jako fundamentalne prawo podatnika, nie zaś jako przywilej” (VI Dyrektywa VAT Komentarz do Dyrektywy Rady Unii Europejskiej dotyczącego wspólnego systemu podatku od wartości dodanej pod red. K. Sachsa C.H.Beck Warszawa 2004, str. 736 wydania pdf).

Ustawodawca w krajowych przepisach ustawy o VAT, zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.

Na podstawie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Dalej, zgodnie do art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a i b ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Spółka skorzystała oraz zamierza skorzystać z prawa do odliczenia VAT w rozliczeniu za okres, w którym zgodnie z art. 86 ust. 10 i ust. 10b ustawy o VAT, powstanie po jej stronie prawo do odliczenia oraz Spółka będzie w posiadaniu Faktury Zakupowej dokumentującej nabycie towarów lub usług.

Spółka nabyła lub nabędzie bowiem to prawo na podstawie otrzymanych Faktur Zakupowych z uwagi na następujące okoliczności (przesłanki pozytywne):

-        nabywane przez Spółkę towary i usługi są i będą wykorzystywane do wykonywanej przez nią działalności opodatkowanej VAT;

-        podatek VAT wynika i wynikać będzie z Faktur Zakupowych dokumentujących sprzedaż dokonaną przez dostawców (czynnych podatników VAT);

-        odliczenia dokonuje i dokonywać będzie podatnik (Wnioskodawca), czyli podmiot prowadzący działalność gospodarczą zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

Dodatkowo, ustawodawca oprócz wskazanych powyżej przesłanek pozytywnych odliczenia VAT naliczonego VAT wynikających z analizy powyższych przepisów wskazuje na konieczność wykluczenia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy o VAT, wyłączających możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony.

Przy czym art. 88 ustawy o VAT wskazuje zamknięty katalog przypadków, w których podatnik zostaje pozbawiony prawa do odliczenia VAT.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy o VAT:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

1)   sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a)    wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b)    (uchylona)

2)   transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3)   (uchylony)

4)   wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a)    stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane – w części dotyczącej tych czynności,

b)    podają kwoty niezgodne z rzeczywistością – w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c)    potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego – w części dotyczącej tych czynności;

5)   faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6)   (uchylony)

7)   wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze – w części dotyczącej tych czynności.

Podsumowując: Katalog przypadków wyłączenia prawa do odliczenia wskazany w art. 88 ustawy o VAT obejmuje, w szczególności sytuacje związane z brakiem realności transakcji, niezgodnością danych z rzeczywistością, dokumentowaniem czynności niepodlegających opodatkowaniu lub zwolnionych, bądź inne wady o charakterze materialnym.

Dodatkowo, w oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Jednocześnie w art. 88 ustawy o VAT ustawodawca nie wskazał jako przesłanki negatywnej samego faktu, że faktura dokumentująca realną transakcję została wystawiona i przekazana nabywcy poza KSeF, mimo że po stronie wystawcy faktury istniał obowiązek skorzystania z KSeF.

Zatem należy stwierdzić, że w analizowanym przypadku przesłanki negatywne nie będą miały miejsca.

Z kolei art. 2 pkt 31-32a ustawy o VAT, zawiera definicje ustawowe faktury, i tak:

-        art. 2 pkt 31 stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

-        art. 2 pkt 32 stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej, rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

-        art. 2 pkt 32a stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej, rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

W ocenie Spółki, wskazana powyżej treść przepisów ustawy o VAT prowadzi do wniosku, że dokument przekazany nabywcy poza KSeF (tj. w formie papierowej lub formie elektronicznej), który zawiera dane wymagane przepisami i odzwierciedla rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, stanowi fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT.

Natomiast sam obowiązek wystawienia lub udostępnienia faktury za pośrednictwem KSeF ma charakter formalnotechniczny i obciąża wystawcę faktury.

Na podstawie art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT od 1 lutego 2026 r., co do zasady, na podatnikach podatku od towarów i usług ciąży obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Żaden przepis nie nakazuje nabywcy dokonywania weryfikacji zasadności wystawiania faktur przez wystawcę faktury w określonej postaci, w szczególności badania czy faktura mogła lub musiała być wystawiona poza KSeF, np. pod kątem posiadania przez sprzedawcę stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, czy zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (np. awaria systemu).

Przepisy podatkowe nie nakładają na nabywcę również obowiązku weryfikowania sprzedawcy pod kątem spełnienia lub nie kryterium przychodowego – obowiązującego do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF.

Ponadto, przepisy podatkowe nie nakładają na nabywcę sankcji w postaci zakazu odliczenia VAT w sytuacji, gdy faktura, wbrew obowiązkowi, zostanie wystawiona (i tym samym otrzymana przez nabywcę) poza KSeF.

Konsekwencje niezastosowania się do takiego obowiązku dotyczą wyłącznie wystawcy faktury – mianowicie, brak wystawienia faktury w systemie KSeF stanowi naruszenie obowiązków po stronie wystawcy faktury, za co mogą mu grozić kary pieniężne na podstawie art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT,

Podsumowując powyższe rozważania:

Nie istnieją jakiekolwiek podstawy prawne do uznania, że wystawienie faktury poza KSeF oznacza, że nabywca traci prawo do odliczenia VAT, jeżeli spełnione są materialne przesłanki z art. 86 ustawy o VAT i nie zachodzą przesłanki z art. 88 ustawy o VAT.

W tym kontekście istotne jest, że regulacje dotyczące KSeF odnoszą się do sposobu wystawiania i udostępniania faktur przez wystawcę, natomiast prawo do odliczenia VAT po stronie nabywcy wynika z art. 86 ustawy o VAT i może zostać ograniczone wyłącznie w przypadkach wyraźnie przewidzianych w art. 88 ustawy o VAT.

Spółka wskazuje przy tym, że rozważane w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym faktury dokumentują/będą dokumentować rzeczywiste transakcje, a nabywane towary i usługi są wykorzystywane/będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Jak wskazują organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych:

„celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatnika powinny decydować przede wszystkie ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe pomiędzy określonymi podmiotami” (m.in. interpretacja z 19 marca 2024 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012. 596.2023.3.KK).

Trybunał Sprawiedliwości UE konsekwentnie wskazuje, że przesłanki materialne mają pierwszeństwo przed formalnymi. W wyroku C-280/10 Kopalnia Odkrywkowa Polski Trawertyn P. Granatowicz, M. Wąsiewicz spółka jawna przeciwko Dyrektorowi Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 1 marca 2012 r. podkreślił, że:

„podstawowa zasada neutralności podatku VAT wymaga, by prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zostało przyznane w razie spełnienia podstawowych wymagań, nawet jeśli podatnicy nie spełnili niektórych wymagań formalnych”.

Jeśli organy podatkowe dysponują informacjami niezbędnymi do ustalenia, że przesłanki materialne zostały spełnione (doszło do rzeczywistej transakcji między podatnikami), uchybienia techniczne w zakresie formy faktury nie mogą niweczyć prawa do odliczenia.

Mając na względzie powyższe, należy uznać, że okoliczność otrzymania przez Wnioskodawcę Faktur Zakupu poza systemem KSeF – niezależnie od przyczyny – nie powoduje:

-        żadnego obowiązku weryfikacyjnego w zakresie sposobu jej wystawienia, w tym w szczególności z uwagi na brak stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce przez Dostawcę lub zastosowania właściwego trybu awaryjnego wskazanego w przepisach dot. KSeF,

-        nie pozbawia prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z takich Faktur Zakupu, o ile zostały spełnione ogólne przesłanki wyrażone w art. 86 Ustawy VAT uprawniające do odliczenia podatku VAT.

Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w wydawanych już przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacjach indywidualnych, m.in.:

-        z 21 marca 2024 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.2.2024.2.KK, gdzie organ uznał, że:

„dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

-        z 12 sierpnia 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG, wskazano, że:

„Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Spółce (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 1 pkt 8 ustawy – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”.

-        z 18 listopada 2025 r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR organ podkreślił, że:

„celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami”.

-        z 20 października 2025 r. sygn. 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA organ potwierdził, że:

„będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców i odebranych przez Państwa – wbrew obowiązkowi – bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

-        z 10 grudnia 2025 r. sygn. 0114-KDIP4-3.4012.600.2025.1.APR:

„Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy”.

Analogicznie stanowiska zaprezentowano również w następujących interpretacjach:

-        z dnia 12 stycznia 2026 r. 0112-KDIL1-3.4012.851.2025.1.KM,

-        z dnia 16 stycznia 2026 r. sygn. 0114-KDIP1-1.4012.1053.2025.1.KOM.

Przytoczone powyżej interpretacje indywidualne, wydane w podobnych stanach faktycznych, wskazują na utrwaloną linię interpretacyjną potwierdzającą, że Spółce przysługuje i będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na rzecz Spółki również w przypadku, gdy wbrew obowiązkowi wynikającemu z ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r. faktura zakupowa doręczona Spółce, z której będzie wynikał VAT naliczony, zostanie wystawiona bez użycia KSeF.

Ad 2 i 3.

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

W odniesieniu do faktur innych niż ustrukturyzowane, ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „otrzymanie faktury”. Dlatego też, zdaniem Spółki, w przypadku, gdy Dostawcy – wbrew obowiązkowi – nie wystawią Faktur Zakupowych w KSeF (w formie ustrukturyzowanej), a uczynią to w sposób odmienny np. poprzez przesłanie ich drogą e-mail (w formie elektronicznej) lub poprzez wysyłkę np. kurierem (w formie papierowej), momentem, o którym mowa w przytoczonym powyżej przepisie (tj. od którego możliwe będzie odliczenie podatku naliczonego z takich faktur), będzie faktyczne ich uzyskanie w sposób inny niż poprzez KSeF. Oznacza to, że chwilą, od której Spółce będzie przysługiwało odliczenie podatku naliczonego (zakładając spełnienie się pozostałych warunków odliczenia) będzie realny wpływ tych dokumentów np. poprzez odebranie ich ze skrzynki e-mail bądź np. od kuriera. Spółka nie będzie musiała zatem oczekiwać aż Dostawcy prześlą takie faktury do KSeF.

Niemniej, nawet jeśli Dostawcy – ze względu na późniejszą weryfikację, bądź z innych przyczyn – zdecydują się na późniejsze przesłanie powyższych Faktur Zakupowych do KSeF, zdaniem Spółki, nie powinno to wpłynąć na moment, od którego możliwe jest odliczenie podatku naliczonego z nich wynikającego (a tym bardziej na samo prawo do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur), gdyż wewnętrzne ustalenia Dostawców, procesy w zakresie fakturowania bądź inne okoliczności występujące po ich stronie nie mogą wpłynąć na realizację jednego z podstawowych praw podatnika VAT jakim jest odliczenie podatku naliczonego.

Stanowisko to potwierdza również fakt, że przytoczony już wcześniej art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy wskazuje, że prawo to można zrealizować nie wcześniej niż z chwilą otrzymania faktury, nie wskazując przy tym, że chodzi wyłącznie o fakturę ustrukturyzowaną.

Ponadto, fakt, że w art. 106na ust. 3 ustawy, wskazano, że w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych dniem otrzymania takiej faktury jest dzień, w którym przydzielony został numer KSeF nie powinien mieć przełożenia na powyższą sprawę, gdyż otrzymane od Dostawców Faktury Zakupowe nie będą stanowić w chwili ich przekazania Spółce faktur ustrukturyzowanych. Stanie się to dopiero w chwili ich przesłania przez wystawcę do KSeF, a więc po tym, gdy Spółka otrzyma takie faktury w formie odmiennej niż ustrukturyzowana, która – zdaniem Spółki – w pełni umożliwi jej odliczenie podatku naliczonego.

Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w wydawanych już przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacjach indywidualnych, m.in.: w interpretacji z dnia 12 stycznia 2026 r. 0112-KDIL1- 3.4012.851.2025.1.KM:

„Jak już wyżej wskazano, prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W związku z powyższym, stwierdzić należy skoro Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy), to konsekwentnie należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF”.

W związku z powyższym – w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, gdy Faktura Zakupowa na rzecz Wnioskodawcy zostanie wystawiona wbrew obowiązkowi wyłącznie poza KSeF, za moment jej otrzymania i moment, od którego będzie możliwe odliczenie VAT naliczonego, zakładając spełnienie pozostałych warunków odliczenia tego VAT, należy uznać moment faktycznego otrzymania tej Faktury Zakupowej przez Wnioskodawcę (poza KSeF).

Jednocześnie, w związku z powyższym, odpowiedzi na pytania 1, 2 pozostają bez zmian, również w przypadku, gdy faktura, zawierająca dane, które umieszczone były na Fakturze Zakupowej, o której mowa w pytaniach 1, 2 ostatecznie zostanie przesłana przez Kontrahenta do KSeF.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

W myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy:

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

·      powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,

·      doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

·      podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentującej tę transakcję.

Przepis art. 86 ust. 10c ustawy stanowi, że:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny, bądź w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych.

Na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:

Zatem, prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

•      w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub

•      za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,

•      przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Jak stanowi art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

Zgodnie z art. 145m ust. 1-2 ustawy:

W świetle art. 145l ustawy:

Jak stanowi art. 106gb ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Jak wynika z art. 106gc ust. 1 i 5 ustawy:

Według art. 106na ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106nda ust. 1-8 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106ne ust. 1 i ust. 4 ustawy:

Przy czym, jak stanowi art. 106gb ust. 1 i ust. 5-6 ustawy:

W art. 106nda ustawy przewidziano rozwiązanie pozwalające na wystawianie faktur w przypadku problemów technicznych po stronie przedsiębiorcy.

W art. 106nda ust. 10 i 11 ustawy, wskazano również datę wystawienia oraz otrzymania faktury offline24, a mianowicie:

Ponadto, jak stanowi art. 106nf ust. 1-4 ustawy:

Podobnie jak w przypadku faktur offline24, również w przypadku faktur wystawionych w trybie awaryjnym art. 106nf ust. 9 i 10 ustawy precyzują datę wystawienia oraz otrzymania faktury:

Stosownie natomiast do art. 106nh ust. 1-4 ustawy:

Jak stanowi art. 106nha ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo polskim podatnikiem VAT zarejestrowanym dla potrzeb VAT jako podatnik czynny. Posiadają Państwo siedzibę na terytorium Polski. Dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, nabywają Państwo towary i usługi od Kontrahentów (Dostawców) mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę na terytorium UE oraz innych krajów. Zakup ww. towarów i usług, podlegających opodatkowaniu VAT w Polsce, dokumentowany jest przez powyższe podmioty fakturami/fakturami korygującymi, na których wykazane są kwoty polskiego podatku VAT (Faktury Zakupowe). Ww. towary i usługi wykorzystywane są przez Państwa do wykonywania czynności na rzecz Państwa działalności.

Po wprowadzeniu przepisów obligujących do wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanych, przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, otrzymali Państwo i będą Państwo otrzymywali od kontrahentów Faktury Zakupowe wystawione poza systemem KSeF. Sposób przekazania ww. Faktur Zakupowych (w tym wizualizacji), będzie uzgodniony pomiędzy Państwem a Dostawcą.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz oraz momentu otrzymania tych Faktur, gdy – wbrew obowiązkowi – zostaną one wystawione poza KSeF, a przy tym nie doszło/nie dojdzie do przesłania ich do KSeF, jak również w sytuacji, gdy Faktury Zakupowe w formie papierowej lub elektronicznej – zawierające dane, które umieszczone były na Fakturze Zakupowej zostaną ostatecznie przesłane przez Kontrahenta do KSeF.

Wskazali Państwo na dwie sytuacje:

·         gdy Faktury Zakupowe, które otrzymują i będą Państwo otrzymywać od Dostawców obowiązanych do korzystania z KSeF zarówno w formie papierowej, elektronicznej, jak też wizualizacji faktur w ogóle nie zostaną wprowadzone/przesłane do Krajowego Systemu e-Faktur przez Państwa Dostawcę, pomimo takiego obowiązku;

·    gdy Dostawca wprowadzi/prześle następnie do KSeF dokument (fakturę), który będzie zawierać dane transakcji (będzie dokumentować transakcję), która pierwotnie została udokumentowana w formie Faktury Zakupowej (papierowej lub elektronicznej).

Ww. wizualizacje odpowiadają swoim wyglądem wymogom wizualizacji faktur wystawionych w trybach offline, o których mowa w art. 106nda, art. 106nf oraz art. 106nh ustawy. Wizualizacje te nie stanowią plików w standardzie xlm. Będą one opatrzone dwoma kodami QR z napisami „OFFLINE” oraz „CERTYFIKAT”.

Natomiast dokument ostatecznie wprowadzony przez Dostawcę do KSeF i przesłany do Państwa za pośrednictwem KSeF będzie odzwierciedlał w swej treści przesłaną wcześniej Państwu przez Niego Fakturę Zakupową w formie papierowej lub elektronicznej. Nie będą to dokumenty odpowiadające swoim wyglądem wymogom ww. wizualizacji faktur, wystawianych w formie odpowiadającej poszczególnym trybom offline.

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą więc kwestii prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z Faktur Zakupowych w formie papierowej lub w formie elektronicznej, wystawionych i otrzymanych – wbrew obowiązkowi – poza KSeF.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że jako czynnemu podatnikowi podatku VAT przysługuje i będzie Państwu przysługiwało – na podstawie art. 86 ust. 1 lub art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy – prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych przez Dostawców poza Krajowym Systemem e-Faktur (wbrew obowiązkowi), dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych. Wystawienie Faktur Zakupowych bez użycia KSeF nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy, pomimo obowiązku otrzymania Faktur Zakupowych w KSeF.

Stwierdzam tym samym, że w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, jeżeli otrzymali/otrzymają Państwo Faktury Zakupowe z wykazanym podatkiem VAT wystawione – wbrew obowiązkowi – poza KSeF, to przysługuje/będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z ww. Faktur, przy założeniu, że spełnione są/będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z Faktur Zakupowych wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstaje/powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał/otrzyma fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę Faktury Zakupowej poza KSeF (faktury elektronicznej lub papierowej).

Z przepisów ustawy odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada ta obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru lub usługi.

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy.

Jeżeli zatem faktura została skutecznie przekazana podatnikowi w formie papierowej albo elektronicznej (np. jako plik PDF), to ten moment należy uznać za datę jej otrzymania dla celów podatkowych. Późniejsze przesłanie do Krajowego Systemu e Faktur dokumentu zawierającego tożsame dane i dokumentującego tę samą czynność, nie powinno przesuwać daty otrzymania faktury na moment nadania numeru KSeF, jeżeli faktura została już wcześniej faktycznie otrzymana poza tym systemem.

Skoro więc przysługuje i będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z Faktury Zakupowej wystawionej poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej Faktury będzie data jej faktycznego otrzymania przez Państwa poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Bez znaczenia dla powstania i realizacji prawa do odliczenia podatku VAT, pozostawać będzie natomiast ewentualne późniejsze wystawienie faktury w systemie KSeF, dokumentującej tą samą czynność.

Jednakże, niezależnie od powyższego, należy wyraźnie odróżnić sytuacje przewidziane w ustawie, w których faktura może zostać wystawiona i udostępniona nabywcy poza KSeF, a następnie przesłana do systemu w ustawowym terminie, od nieuprawnionego „dosyłania” do KSeF faktur uprzednio wystawionych poza tym systemem, a z taką sytuacją mamy tu do czynienia. Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że pomimo ostatecznego wystawienia i przesłania w KSeF przez Państwa Dostawcę faktur, zawierających dane umieszczone na pierwotnie otrzymanych przez Państwa ww. Fakturach Zakupowych, faktury te nie będą fakturami wystawionymi w trybach offline, o których mowa w art. 106nda, art. 106nf oraz art. 106nh ustawy.

Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 1, 2 i 3 wniosku uznaję za prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

-        stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz

-        zdarzenia przyszłego i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·       Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.