0111-KDIB1-2.4010.266.2026.4.EKB

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w zakresie podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

25 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący podatku dochodowego od osób prawnych. Uzupełnili go Państwo pismem z 2 lipca 2026 r. – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

X (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) w zakresie działalności przeważającej zajmuje się (…). W zakresie działalności pozostałej działalność Wnioskodawcy obejmuje: (…).

Spółka jest zarejestrowana w Polsce jako czynny podatnik VAT. Wnioskodawca podlega opodatkowaniu w Polsce od całości osiąganych dochodów (nieograniczony obowiązek podatkowy) i rozlicza podatek CIT na zasadach ogólnych.

Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi niezbędne do prowadzenia swojej działalności gospodarczej. W przypadku towarów i usług nabywanych od kontrahentów, które podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, Wnioskodawca otrzymuje faktury dokumentujące nabycie tych towarów lub usług z wykazanym podatkiem VAT (dalej: „Faktury Zakupowe”). Niektóre z Faktur Zakupowych Wnioskodawca otrzymuje wyłącznie w postaci papierowej.

Ponadto, Wnioskodawca otrzymuje od kontrahentów oraz gromadzi wewnętrznie dodatkową dokumentację dotyczącą transakcji ujętych w Fakturach Zakupowych i obejmującą m.in. porozumienia, protokoły, dowody dostawy, potwierdzenia odbioru oraz inne dowody, które potwierdzają dokonanie dostawy towarów lub wykonanie usługi przez kontrahentów (dalej: „Dokumenty Zakupowe”). Występują również sytuacje, w których Dokumenty Zakupowe są tworzone lub otrzymywane wyłącznie w postaci papierowej.

Wnioskodawca korzysta z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych Faktur Zakupowych, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w przypadkach, w których dostawy towarów i usługi dokumentowane Fakturami Zakupowymi są wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych oraz w stosunku do których nie zachodzą przesłanki wskazane w art. 88 ustawy o VAT. W takich sytuacjach często Wnioskodawca posiada również Dokumenty Zakupowe, które potwierdzają prawo Spółki do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z Faktur Zakupowych.

Ponadto, wydatki udokumentowane Fakturami Zakupowymi i spełniające warunki określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, są zaliczane przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów. W takich przypadkach Wnioskodawca często również posiada Dokumenty Zakupowe, która potwierdzają prawo Spółki do zaklasyfikowania wydatków z Faktur Zakupowych do kosztów uzyskania przychodów.

Wnioskodawca Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe, które są otrzymywane wyłącznie w postaci papierowej, przechowuje zarówno w postaci oryginalnej (papierowej), jak również w postaci elektronicznej – w takich przypadkach zasadniczo Faktury Zakupowe oraz otrzymane lub gromadzone Dokumenty Zakupowe są skanowane, a następnie wprowadzane do wewnętrznego systemu informatycznego Spółki.

Powyższy proces skanowania zapewnia wysoką jakość obrazu (w tym odpowiednią rozdzielczość, czytelność wszystkich elementów dokumentu), zapisanie dokumentu w nieedytowalnym formacie (np. PDF lub innym formacie uniemożliwiającym późniejszą modyfikację treści), a także wierność elektronicznej kopii w stosunku do oryginału papierowego (elektroniczny obraz dokumentu jest dokładnym odzwierciedleniem dokumentu papierowego, bez żadnych zmian w treści).

W systemie informatycznym Spółki natomiast zeskanowany dokument jest powiązany z odpowiednim zdarzeniem gospodarczym, opisany odpowiednimi metadanymi (np. data otrzymania, data wystawienia, kontrahent, kwota, rodzaj transakcji, centrum kosztów itp.) oraz zarchiwizowany w sposób umożliwiający szybkie wyszukiwanie i odczyt w każdym momencie. System informatyczny Wnioskodawcy zapewnia:

-  przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe,

-  ochronę przed utratą danych (regularne kopie zapasowe),

-  ochronę przed nieautoryzowanym dostępem (system uprawnień, logowanie dostępu),

-  szybkie udostępnienie dokumentów organom podatkowym (możliwość natychmiastowego wydruku lub przesłania elektronicznego),

-  przechowywanie dokumentów przez okres wymagany przepisami prawa.

Wnioskodawca stosuje również kontrole biznesowe, tj. procesy, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą Zakupową i Dokumentem Zakupowym w formie zeskanowanej a dostawą towarów albo świadczeniem usług. Kontrole biznesowe obejmują porównanie danych z Fakturą Zakupową i Dokumentem Zakupowym z umową lub zamówieniem, potwierdzenie odbioru towarów lub usług, weryfikację kontrahenta, weryfikację zgodności kwot i stawek VAT oraz autoryzację Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych przez osoby upoważnione.

W związku z powyższym, w celu optymalizacji procesów wewnętrznych, zwiększenia efektywności obiegu dokumentów oraz redukcji kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji papierowej (w tym kosztów powierzchni, zarządzania archiwum, zabezpieczenia przed zniszczeniem itp.), Wnioskodawca planuje wdrożyć system wyłącznie elektronicznej formy przechowywania Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych oraz zniszczyć ich papierowe oryginały.

Mając powyższe na uwadze, wątpliwości Spółki dotyczą zachowania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego oraz prawa do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów dotyczących zeskanowanych Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych w sytuacji, gdy ich papierowe oryginały zostaną zniszczone.

W uzupełnieniu wniosku w odpowiedzi na pytania wskazali Państwo, że:

1. Jakie konkretnie umowy oraz inne dokumenty stanowiące podstawę zaliczenia w koszty uzyskania przychodu są przedmiotem Państwa wątpliwości sformułowanych we wniosku? Proszę je wymienić.

Przedmiotem wątpliwości Spółki sformułowanych we wniosku są następujące dokumenty:

-  Faktury Zakupowe – faktury VAT otrzymywane przez Spółkę od kontrahentów, dokumentujące nabycie towarów lub usług z wykazanym podatkiem VAT, które podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w Polsce.

-  Dokumenty Zakupowe – dodatkowa dokumentacja otrzymywana od kontrahentów oraz gromadzona wewnętrznie przez Spółkę, dotycząca transakcji ujętych w Fakturach Zakupowych, obejmująca między innymi:

- porozumienia,

- protokoły,

- dowody dostawy towarów,

- potwierdzenia realizacji usług,

- inne dokumenty potwierdzające dokonanie dostawy towarów lub wykonanie usługi przez kontrahentów.

Umowy natomiast dotyczą przykładowo (…).

2.  Czy wydatki udokumentowane w sposób opisany we wniosku, będą spełniać warunki z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. czy zostały/zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały wymienione w katalogu wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy?

Tak, wydatki udokumentowane Fakturami Zakupowymi i Dokumentami Zakupowymi, które są przedmiotem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, spełniają / będą spełniać warunki określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Wydatki te zostały / zostaną poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, które stanowi prowadzona przez Spółkę działalność gospodarcza polegająca przede wszystkim na (…).

Wydatki te nie zostały wymienione w katalogu wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

3. Czy wszystkie opisane we wniosku Dokumenty Zakupowe (poza fakturami) stanowią dokumenty, które na mocy przepisów VAT tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979) są zrównane z fakturami?

Nie, Dokumenty Zakupowe nie stanowią dokumentów zrównanych z fakturami na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 1979; dalej: „Rozporządzenie”).

Dokumenty Zakupowe mają charakter dokumentacji uzupełniającej, dodatkowo potwierdzającej wykonanie dostawy towarów lub świadczenia usług przez kontrahentów, natomiast podstawą rozliczeń podatkowych w zakresie podatku VAT i CIT są przede wszystkim Faktury Zakupowe.

W związku z powyższym, w przypadku, gdy Spółka otrzyma dokument zrównany z fakturą na podstawie przepisów Rozporządzenia, to będzie on stanowił Fakturę Zakupową, a nie Dokument Zakupowy.

4. Czy wszystkie Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe będą dotyczyły towarów i usług, które będą służyły Państwa Spółce wyłącznie do czynności opodatkowanych? Jeśli nie, to proszę wskazać, które z opisanych Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych, będą dotyczyły towarów i usług, wykorzystywanych do czynności zwolnionych lub niepodlegających opodatkowaniu.

Przedmiotem wniosku są wyłącznie te Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe, które dotyczą/będą dotyczyły towarów i usług wykorzystywanych przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Zgodnie z opisem zawartym we wniosku, Spółka korzysta/będzie korzystać z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych Faktur Zakupowych, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w przypadkach, w których dostawy towarów i usługi dokumentowane Fakturami Zakupowymi są/będą wykorzystywane przez Spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych oraz w stosunku do których nie zachodzą/nie będą zachodzić przesłanki wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe, które dotyczą towarów i usług wykorzystywanych do czynności zwolnionych lub niepodlegających opodatkowaniu, nie są przedmiotem wniosku.

5. Czy zakupione towary i usługi udokumentowane opisanymi Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe, będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r., poz. 775, ze zm.)?

W zakresie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku VAT:

Zakupione towary i usługi udokumentowane Fakturami Zakupowymi i Dokumentami Zakupowymi, które są przedmiotem wniosku w zakresie podatku VAT, nie będą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.

Zgodnie z opisem zawartym we wniosku, Spółka korzysta/będzie korzystać z prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych Faktur Zakupowych w przypadkach, w których nie zachodzą/nie będą zachodzić przesłanki wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Przedmiotem wniosku w zakresie podatku VAT są zatem wyłącznie te Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe, w stosunku do których nie występują/nie będą występować przesłanki negatywne wykluczające prawo do odliczenia określone w art. 88 ustawy o VAT.

W zakresie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku CIT:

Natomiast w zakresie wniosku dotyczącego podatku CIT, przedmiot wniosku może obejmować również wydatki wymienione w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Mając powyższe na uwadze, zakupione towary i usługi udokumentowane Fakturami Zakupowymi i Dokumentami Zakupowymi, które są przedmiotem wniosku w zakresie podatku CIT, mogą dotyczyć wydatków wymienionych w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług

6.  Czy umożliwią/będą Państwo umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT?

Tak, Spółka umożliwia i będzie umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych, stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

System informatyczny Spółki zapewnia możliwość szybkiego udostępnienia dokumentów organom podatkowym poprzez możliwość natychmiastowego wydruku lub przesłania elektronicznego.

Na żądanie organów podatkowych Spółka udostępni dokumenty przechowywane w formie elektronicznej poprzez przesłanie elektroniczne dokumentów lub udostępnienie do wglądu w siedzibie Spółki, z możliwością wydruku.

7.  Czy wskazane we wniosku dokumenty przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, są/będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego?

Tak, dokumenty przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej są i będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

8.  Czy ww. dokumenty przechowywane są/będą na terytorium kraju, czy też poza jego terytorium, a jeżeli poza terytorium kraju - to czy będą przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur?

Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe są obecnie przechowywane na terytorium kraju.

Jednocześnie Spółka nie wyklucza, że w przyszłości ww. dokumenty mogą być przechowywane poza terytorium Polski. W takim przypadku będą one przechowywane w sposób zapewniający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej dostęp do tych faktur za pomocą środków elektronicznych, w tym dostęp on-line, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Niezależnie od miejsca przechowywania dokumentów, Spółka zapewni spełnienie wszystkich wymogów dotyczących przechowywania i udostępniania dokumentacji, w szczególności w zakresie ich dostępności dla organów podatkowych.

9. Czy wszystkie otrzymane przez Państwa Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe w wersji papierowej planują Państwo niszczyć dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu?

Tak, wszystkie otrzymane przez Spółkę Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe w wersji papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych

Czy Wnioskodawcy przysługuje/będzie przysługiwało prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych w postaci papierowej, które będą przechowywane wyłącznie w postaci elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, w sytuacji, gdy papierowe oryginały Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych zostaną zniszczone? (pytanie we wniosku oznaczone nr 2)

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółce przysługuje/będzie przysługiwało prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych otrzymanych w postaci papierowej, które będą przechowywane wyłącznie w postaci elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, w sytuacji, gdy papierowe oryginały Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych zostaną zniszczone.

Uzasadnienie.

Podstawa prawna kosztów uzyskania przychodów oraz sposobu ich dokumentowania:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Natomiast zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Z powyższych przepisów wynika, że aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, muszą zostać spełnione przede wszystkim następujące przesłanki: po pierwsze, wydatek musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów; po drugie, wydatek nie może być wymieniony w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT); po trzecie, wydatek powinien odpowiednio udokumentowany, by mógł zostać prawidłowo ujęty w ewidencji rachunkowej.

Kluczowe dla niniejszej sprawy jest zatem ustalenie czy warunek dotyczący prawidłowego udokumentowania wydatku może być spełniony w sytuacji, gdy dokumenty (Faktury Zakupowe, Dokumenty Zakupowe) są przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, podczas gdy ich papierowe oryginały zostaną zniszczone.

Mając na uwadze powyższe przepisy, to wynika z nich, że wydatki, które mają stanowić koszty uzyskania przychodów, powinny spełniać wymogi, jakie stawia dowodom księgowym ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.; dalej: „ustawa o rachunkowości”). Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych wskazuje przede wszystkim treść przepisów art. 20, art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości.

Odnosząc się natomiast do treści art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości, z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy podkreślić, że ustawa o rachunkowości dopuszcza zatem przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej - zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przepis ten nie różnicuje bowiem dokumentów ze względu na formę, w jakiej zostały pierwotnie otrzymane (papierowa czy inna forma), lecz dopuszcza zapis takich dokumentów na informatyczne nośniki danych - z pewnymi wyjątkami, których nie stanowią ani Faktury Zakupowe, ani Dokumenty Zakupowe – pod warunkiem, że pozwalają one zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów, a także istnieje możliwość odtworzenia tych dokumentów w postaci wydruku.

W konsekwencji, na gruncie przepisów ustawy o CIT i ustawy o rachunkowości, dopuszczalne jest niszczenie papierowych oryginałów Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych oraz pozostawienie ich odpowiedników wyłącznie w formie elektronicznej (zeskanowanej).

Zapewnienie wierności elektronicznej kopii Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych oraz możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku

Zgodnie z opisanym stanem faktycznym/zdarzeniem przyszłym, Wnioskodawca najpierw skanuje oryginalne papierowe Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe, a następnie wprowadza ww. skany do wewnętrznego systemu informatycznego Spółki, który zapewnia m.in.:

-    Wierność elektronicznej kopii: Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe otrzymywane lub gromadzone w postaci papierowej są skanowane i zapisywane w nieedytowalnym formacie (np. PDF), który uniemożliwia późniejszą modyfikację treści zeskanowanego dokumentu. Treść Faktury Zakupowej i Dokumentu Zakupowego w formie elektronicznej jest dokładnym odzwierciedleniem treści Faktury Zakupowej i Dokumentu Zakupowego w formie papierowej, ponieważ nie są wprowadzane żadne zmiany w ich treści ani podczas procesu skanowania, ani już w systemie informatycznym Spółki.

-    Sposobność wydruku: Proces skanowania Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych zapewnia wysoką jakość obrazu (odpowiednią rozdzielczość), co gwarantuje czytelność wszystkich elementów Faktury Zakupowej i Dokumentu Zakupowego w formie elektronicznej. Tym samym, w sytuacji, gdy zaistnieje potrzeba wydruku zeskanowanej Faktury Zakupowej i Dokumentu Zakupowego, to będzie to możliwe.

-    Możliwość weryfikacji przez organy podatkowe: Dokumenty są przechowywane w systemie informatycznym w sposób umożliwiający szybkie wyszukiwanie i odczyt w każdym momencie. System zapewnia ochronę przed utratą danych (tworzone są regularne kopie zapasowe) oraz ochronę przed nieautoryzowanym dostępem (system uprawnień, szyfrowanie). Na żądanie organów podatkowych Wnioskodawca szybko udostępni dokumenty przechowywane w formie elektronicznej poprzez przesłanie elektroniczne dokumentów lub udostępnienie do wglądu w siedzibie Spółki (z możliwością wydruku).

W świetle powyższego, sposób przechowywania Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej (po zeskanowaniu i zniszczeniu papierowych oryginałów) spełnia wymogi dotyczące prawidłowego udokumentowania wydatków dla celów podatku CIT.

Stanowisko organów podatkowych:

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora KIS, w których organ podatkowy konsekwentnie potwierdza, że podatnicy mają prawo do przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej (po zeskanowaniu papierowych oryginałów) i niszczenia ich papierowych wersji, bez utraty prawa do zaliczenia wydatków z nich wynikających w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Poniżej Wnioskodawca przytacza przykładowe interpretacje podatkowe w tym zakresie:

-  Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 27 marca 2025 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.51.2025.3.PK:

„Mając na względzie, że w opisie sprawy wskazali Państwo, że w przedmiotowej sprawie spełnione zostały wymagania opisane wyżej, zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających przesłanki art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie wymienionych w katalogu art. 16a ustawy o CIT wynikających z dokumentów zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy oryginalne, papierowe dokumenty zakupowe zostaną zniszczone zgodnie z procedurą opisaną w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego.”

-  Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 23 września 2024 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.294.2024.2.ASK:

„Podsumowując, w sytuacji poniesienia przez Spółki wydatków, w przypadku których faktury poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, gdy papierowe i oryginalne wersje faktur zostaną zniszczone, Spółki będą uprawione do zaliczenia tych wydatków do swoich kosztów uzyskania przychodów.”

- Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 23 września 2024 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.388.2024.3.RH:

„Zatem należy zgodzić się z Państwem, że w okolicznościach wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego będzie przysługiwało Państwu prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z Dokumentów Zakupowych przechowywanych w postaci elektronicznej, w sytuacji, gdy oryginalne, papierowe Dokumenty Zakupowe zostaną zniszczone zgodnie z procedurą opisaną w opisie zdarzenia przyszłego.”

Powyższe interpretacje zasadniczo odnoszą się do sposobu przechowywania faktur, lecz - zdaniem Wnioskodawcy - nie ma przeciwwskazań do przechowywania pozostałych dokumentów, w tym dowodów potwierdzających dostawę towarów lub wykonanie usługi, w tożsamy sposób jak faktury.

Cel regulacji dotyczących dokumentowania kosztów:

Przepisy dotyczące dokumentowania kosztów uzyskania przychodów mają na celu zapewnienie organom podatkowym możliwość weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych przez podatników. Kluczowe znaczenie ma możliwość dotarcia do dokumentów źródłowych oraz ich weryfikacja pod kątem tego, czy rzeczywiście dokumentują one operacje gospodarcze, które miały miejsce, oraz czy wydatki zostały prawidłowo zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów.

Forma przechowywania dokumentów (papierowa czy elektroniczna) nie ma znaczenia dla realizacji powyższego celu, o ile zapewniony jest dostęp do dokumentów, ich czytelność oraz wierność elektronicznej kopii w stosunku do oryginału papierowego. Co więcej, przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej może być bardziej efektywne dla organów podatkowych, gdyż umożliwia szybszy dostęp do dokumentów oraz łatwiejsze przetwarzanie danych.

W związku z powyższym, zmiana sposobu przechowywania dokumentów z formy papierowej na formę elektroniczną (przy zachowaniu ww. wymogów dotyczących m.in. wierności kopii, sposobności wydruku i możliwości weryfikacji) jest zgodna z celem regulacji dotyczących dokumentowania kosztów i nie narusza interesów organów podatkowych.

Podsumowując, w ocenie Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółce przysługuje/będzie przysługiwało prawo do zaliczenia w poczet kosztów uzyskania przychodów wydatków wynikających z Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych otrzymanych w postaci papierowej, które będą przechowywane wyłącznie w postaci elektronicznej w systemie informatycznym Spółki, w sytuacji, gdy papierowe oryginały Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych zostaną zniszczone.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 554 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Zgodnie z art. 15 ust. 6 ustawy o CIT:

Kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne) dokonywane zgodnie z art. 16a-16m , przy czym w przypadku spółek nieruchomościowych odpisy dotyczące środków trwałych zaliczonych do grupy 1 Klasyfikacji nie mogą być w roku podatkowym wyższe niż dokonywane zgodnie z przepisami o rachunkowości odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe z tytułu zużycia środków trwałych, obciążające w tym roku podatkowym wynik finansowy jednostki.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-     wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-     jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-     pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-     poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-     został właściwie udokumentowany,

-     nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w stosownych przepisach ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, zawiera enumeratywną listę wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że każdy koszt dający się zakwalifikować do którejkolwiek z pozycji wymienionej na tej liście nie będzie mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, nawet jeśli był poniesiony w celu osiągnięcia przychodów.

Jednocześnie, podkreślić należy, że nieujęcie danego wydatku w katalogu kosztów niepotrącalnych, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie oznacza automatycznie, że inne koszty w nim niewymienione, tymi kosztami mogą być. W takim przypadku należy bowiem badać, czy dany koszt poniesiony został w celu uzyskania przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu).

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Z przedstawionego opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem podatku VAT, podlegającym opodatkowaniu w Polsce od całości osiąganych dochodów (nieograniczony obowiązek podatkowy) i rozliczają podatek CIT na zasadach ogólnych. Planują Państwo wdrożyć system przechowywania Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych wyłącznie w elektronicznej formy oraz zniszczenie ich papierowych oryginałów.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy w związku z przedstawioną we wniosku optymalizacją procesów wewnętrznych, zachowają Państwo prawo do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie zeskanowanych Faktur Zakupowych oraz Dokumentów Zakupowych w sytuacji, gdy ich papierowe oryginały zostaną zniszczone.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o CIT nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też przechowywania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.) zawiera przepisy regulujące dokumentowanie przy pomocy dowodów księgowych zapisów zawartych w księgach w tym zapisów dotyczących wydatków. Przepisami tymi są art. 20 ust. 2-5, art. 21 ust. 1-5 i art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości.

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Według art. 20 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości:

4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

5. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1-5 ustawy o rachunkowości:

1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

7) (uchylony)

1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Na podstawie art. 22 ust. 1-4 ustawy o rachunkowości:

1. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

2. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.

3. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

4. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Na mocy art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Natomiast stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości:

Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”), ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w postaci elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w postaci elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z przedstawionego opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wynika, że w Państwa systemie informatycznym, zeskanowany dokument jest powiązany z odpowiednim zdarzeniem gospodarczym, opisany odpowiednimi metadanymi (np. data otrzymania, data wystawienia, kontrahent, kwota, rodzaj transakcji, centrum kosztów itp.) oraz zarchiwizowany w sposób umożliwiający szybkie wyszukiwanie i odczyt w każdym momencie. System informatyczny Wnioskodawcy zapewnia:

-  przechowywanie dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe,

-  ochronę przed utratą danych (regularne kopie zapasowe),

-  ochronę przed nieautoryzowanym dostępem (system uprawnień, logowanie dostępu),

-  szybkie udostępnienie dokumentów organom podatkowym (możliwość natychmiastowego wydruku lub przesłania elektronicznego),

-  przechowywanie dokumentów przez okres wymagany przepisami prawa.

Ponadto stosują Państwo kontrole biznesowe, tj. procesy, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą Zakupową i Dokumentem Zakupowym w formie zeskanowanej a dostawą towarów albo świadczeniem usług. Kontrole biznesowe obejmują porównanie danych z Fakturą Zakupową i Dokumentem Zakupowym z umową lub zamówieniem, potwierdzenie odbioru towarów lub usług, weryfikację kontrahenta, weryfikację zgodności kwot i stawek VAT oraz autoryzację Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych przez osoby upoważnione.

Co więcej wskazali Państwo, że systemu informatycznego Spółki, zapewnia również:

-    Wierność elektronicznej kopii: Faktury Zakupowe i Dokumenty Zakupowe otrzymywane lub gromadzone w postaci papierowej są skanowane i zapisywane w nieedytowalnym formacie (np. PDF), który uniemożliwia późniejszą modyfikację treści zeskanowanego dokumentu. Treść Faktury Zakupowej i Dokumentu Zakupowego w formie elektronicznej jest dokładnym odzwierciedleniem treści Faktury Zakupowej i Dokumentu Zakupowego w formie papierowej, ponieważ nie są wprowadzane żadne zmiany w ich treści ani podczas procesu skanowania, ani już w systemie informatycznym Spółki.

-    Sposobność wydruku: Proces skanowania Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych zapewnia wysoką jakość obrazu (odpowiednią rozdzielczość), co gwarantuje czytelność wszystkich elementów Faktury Zakupowej i Dokumentu Zakupowego w formie elektronicznej. Tym samym, w sytuacji, gdy zaistnieje potrzeba wydruku zeskanowanej Faktury Zakupowej i Dokumentu Zakupowego, to będzie to możliwe.

-     Możliwość weryfikacji przez organy podatkowe: Dokumenty są przechowywane w systemie informatycznym w sposób umożliwiający szybkie wyszukiwanie i odczyt w każdym momencie. System zapewnia ochronę przed utratą danych (tworzone są regularne kopie zapasowe) oraz ochronę przed nieautoryzowanym dostępem (system uprawnień, szyfrowanie). Na żądanie organów podatkowych Wnioskodawca szybko udostępni dokumenty przechowywane w formie elektronicznej poprzez przesłanie elektroniczne dokumentów lub udostępnienie do wglądu w siedzibie Spółki (z możliwością wydruku).

W świetle powyższego, sposób przechowywania Faktur Zakupowych i Dokumentów Zakupowych przez Wnioskodawcę wyłącznie w formie elektronicznej (po zeskanowaniu i zniszczeniu papierowych oryginałów) spełnia wymogi dotyczące prawidłowego udokumentowania wydatków dla celów podatku CIT.

Z opisu sprawy wynika, zatem że spełniają Państwo wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Jak wyjaśniono powyżej, kwestię dokumentowania kosztów uzyskania przychodów normują odrębne przepisy. Tym samym, jeżeli na gruncie przepisów o rachunkowości opisane przez Państwa dowody potwierdzają poniesione przez Państwa wydatki i stanowią dowody księgowe, będące podstawą wprowadzenia tych wydatków do ksiąg rachunkowych, taki sposób udokumentowania faktu ich poniesienia jest wystarczający również dla celów podatku CIT. Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem dla celów podatkowych.

Takie stanowisko potwierdza również odpowiedź na interpelację poselską nr 21954 w sprawie rozliczania w kosztach uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych dokumentami przechowywanymi w formie elektronicznej. Ministerstwo Finansów wskazało m.in.:

„W konsekwencji, zarchiwizowane dokumenty, przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów (tj. po zeskanowaniu ich papierowych oryginałów, zarchiwizowaniu w formie elektronicznej oraz zniszczeniu papierowej wersji dokumentu) mogą stanowić podstawę ujmowania wydatków jako koszty uzyskania przychodów. Dokumentowanie wydatków za pomocą skanów dokumentów papierowych archiwizowanych i przechowywanych w formie elektronicznej nie będzie stanowiło samoistnej podstawy wykluczenia takich wydatków z kosztów uzyskania przychodów. Przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej można zatem uznać za dopuszczalne na potrzeby ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych”.

Archiwizowanie i przechowywanie dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków, które będą przechowywane w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami. Fakt rezygnacji Spółki z przechowywania dokumentów dotyczących poniesionych wydatków nie implikuje niemożliwości zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym, w sytuacji poniesienia przez Państwa wydatków spełniających wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, w przypadku których Dokumenty księgowe poświadczające ich poniesienie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja dotyczy wyłącznie podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie podatku od towarów i usług, zostanie wydane/wydano odrębne rozstrzygnięcie.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych stwierdzić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-    Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-    Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

-   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-    w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-     w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.