Wyciągi bankowe: wczytywanie, podgląd i księgowanie do ksiąg rachunkowych; reguły schematów i pakiet dla dokumentów cyklicznych

Duża porcja usprawnień w księgach rachunkowych — na czele z nowym oknem „Wyciągi bankowe" (wczytywanie, podgląd i księgowanie przelewów) oraz pakietem schematów dla dokumentów cyklicznych. Wszystkie zmiany dostępne są po aktualizacji do najnowszej wersji programu (instalator: pobieranie programów).

Wyciągi bankowe: wczytywanie i podgląd

W TaxMachine pojawiło się okno „Wyciągi bankowe" — wczytuje wyciągi z plików wystawianych przez banki i pokazuje je w czytelnej formie przed księgowaniem. Klikasz „Wczytaj pliki…", wskazujesz dowolną liczbę plików, a program sam rozpoznaje format po zawartości — nie trzeba niczego wybierać ani zmieniać rozszerzeń.

Na start obsługiwane są:

PKO BP (iPKO) — wyciągi XML, CSV oraz XLS,
mBank — CSV: „Elektroniczne zestawienie operacji" oraz lista operacji z historii rachunku.

Górna tabela pokazuje wczytane wyciągi (rachunek, okres, liczbę operacji, sumy uznań i obciążeń, salda), dolna — poszczególne operacje z datą, kwotą, kontrahentem, jego rachunkiem, NIP-em i tytułem przelewu wyłuskanymi z opisu. Listę operacji można filtrować i przeszukiwać, a suma kwot i liczba operacji liczą się na bieżąco w stopce — łatwo uzgodnić wyciąg z saldami.

Program od razu sprawdza spójność wyciągu: ciągłość sald po kolejnych operacjach, zgodność dat z okresem wyciągu, kompletność danych. Jeśli coś się nie zgadza (zdarza się to nawet w oryginalnych plikach z banku), zobaczysz ostrzeżenie z konkretnym miejscem i kwotą różnicy.

Wskazówka dla klientów mBanku: do księgowania używaj eksportu „Elektroniczne zestawienie operacji" (ma salda i pełne opisy). Lista operacji z historii rachunku nadaje się do szybkiego podglądu — program przy jej wczytaniu wprost o tym przypomina.

Księgowanie wyciągów do ksiąg rachunkowych

Dla klientów na księgach rachunkowych okno wyciągów otwierane z miesiąca księgowego pozwala od razu zaksięgować operacje — każdy przelew staje się osobnym dokumentem w dzienniku, zaksięgowanym wskazanym schematem.

Jak to działa:

najpierw wybierasz dziennik (program domyślnie podpowiada pierwszy dziennik bankowy) — cały wyciąg księguje się do jednego dziennika, a rozpoznawanie i listy schematów zawężają się do niego;
przycisk „Rozpoznaj schematy" przypisuje operacjom schematy księgowania automatycznie (reguły — patrz niżej); przypisanie widać w kolumnie i zawsze można je zmienić ręcznie z listy;
„Zaksięguj…" pokazuje najpierw podsumowanie — ile operacji, na jaką kwotę i jakimi schematami — i dopiero po potwierdzeniu księguje; na końcu dostajesz raport z liczbą zaksięgowanych i pominiętych.

Program pilnuje, żeby nic nie zaksięgowało się podwójnie: każdą zaksięgowaną operację zapamiętuje i przy kolejnym podejściu pomija — nawet jeśli ten sam przelew przyjdzie w innym pliku albo innym formacie (np. raz w wyciągu miesięcznym, a raz w kwartalnym zestawieniu za ten sam okres). Operacje już zaksięgowane widać w kolumnie stanu, a te spoza wybranego miesiąca są pomijane z informacją w raporcie.

Reguły rozpoznawania schematów — księgowanie przelewów bez ręcznej roboty

O tym, jaki schemat dostanie operacja, decydują reguły — edytowalna lista zapisywana osobno dla każdej firmy i dziennika. Regułę tworzy się z warunków, z których każdy jest opcjonalny:

kierunek operacji (uznanie / obciążenie),
typ operacji z wyciągu (np. przelew przychodzący; kilka typów rozdziela się średnikiem),
urząd skarbowy jako kontrahent — program rozpoznaje urzędy po numerze rachunku (rachunki podatkowe NBP) i nazwie, więc jedna reguła łapie wpłaty ze wszystkich urzędów w kraju,
ZUS jako kontrahent — analogicznie, po rachunku i nazwie,
fragment nazwy kontrahenta, fragment tytułu przelewu, konkretny rachunek kontrahenta.

Pierwsza pasująca aktywna reguła wygrywa — kolejność na liście to priorytet, a przyciski Wyżej/Niżej pozwalają ją ustawić. Oprócz schematu reguła może wskazywać także konkretne konta Wn/Ma — przydatne, gdy schemat ma konto syntetyczne albo kontrahentowe i trzeba je doprecyzować analityką (np. subkontem podopiecznego czy konkretnym kontem kosztowym). Konta wybiera się z listy planu kont, jak przy zwykłym księgowaniu.

Typowy przykład: fundacja otrzymująca w lipcu wpłaty 1,5% podatku z urzędów skarbowych zakłada jedną regułę „uznanie + urząd skarbowy → schemat 1,5%" — i wszystkie takie wpłaty (nawet setki) rozpoznają się i księgują za jednym kliknięciem.

Nowej reguły nie trzeba wpisywać od zera: przycisk „Reguła z operacji…" buduje ją z aktualnie wskazanego przelewu — program sam wstawia kierunek, typ operacji, rozpoznanego kontrahenta (US/ZUS/rachunek) oraz schemat i konta z wiersza, a Ty tylko sprawdzasz i zapisujesz.

Program podpowiada księgowanie z historii i z e-faktur

Tam, gdzie reguły nie sięgają, program uczy się z wcześniejszych księgowań:

jeśli przelew od/do danego kontrahenta był już kiedyś księgowany z wyciągu, program podpowie ten sam schemat i te same konta — kontrahenta rozpoznaje najpierw po numerze rachunku, a gdy go brak, po nazwie;
przelew wychodzący program potrafi powiązać z zaksięgowaną e-fakturą zakupu po numerze rachunku sprzedawcy — i podpowiedzieć konto rozrachunkowe tego kontrahenta z jej dekretu. Żeby to działało, TaxMachine zapamiętuje teraz numer rachunku kontrahenta przy księgowaniu e-faktur zakupu (uzupełnia go też wstecznie dla wcześniej zaksięgowanych faktur — bez żadnych dodatkowych kroków).

Rozpoznanie uruchamia się samo po wczytaniu plików i uzupełnia tylko operacje bez przypisania — ręczny wybór schematu w tabeli zawsze ma pierwszeństwo.

Wiele rachunków w jednym przebiegu — dziennik zapamiętywany dla rachunku

Skoro dziennik ustawia się osobno dla każdego wyciągu, w jednym oknie możesz wczytać wyciągi kilku rachunków firmy (np. rachunku bieżącego i rachunku VAT) i zaksięgować je za jednym razem — każdy trafi do swojego dziennika. Program zapamiętuje, który rachunek księgujesz do którego dziennika: po pierwszym zaksięgowaniu kolejne wyciągi tego samego rachunku od razu dostają właściwy dziennik, bez ustawiania za każdym razem.

Konta kontrahentów zakładają się same

Gdy schemat księgowania wskazuje konto rozrachunkowe kontrahenta (np. syntetyczne „Rozrachunki z dostawcami"), program przy księgowaniu przelewu sam znajduje albo zakłada konto analityczne właściwego kontrahenta — po numerze NIP wyłuskanym z tytułu przelewu, a gdy go brak, po nazwie. Działa to tak samo jak przy księgowaniu e-faktur, więc ten sam kontrahent dostaje to samo konto niezależnie od tego, czy trafił do ksiąg z faktury, czy z wyciągu. Jeśli w regule wskazałeś konkretne konto, ma ono pierwszeństwo przed automatem.

Sprawdzenie sald — przy wczytaniu i po zaksięgowaniu

Kontrola spójności wyciągu działa teraz szerzej i wychodzi poza pojedynczy plik:

gdy wczytasz kilka kolejnych wyciągów tego samego rachunku, program sprawdza, czy do siebie pasują — saldo końcowe jednego okresu powinno być saldem początkowym następnego. Jeśli między wyciągami brakuje okresu albo salda się nie schodzą, zobaczysz ostrzeżenie (to typowy sygnał, że jakiegoś wyciągu brakuje);
po zaksięgowaniu program porównuje saldo konta bankowego w księgach z saldem końcowym wyciągu i dopisuje wynik do raportu — „zgodne" albo z podaniem różnicy. Od razu wiadomo, czy miesiąc jest kompletny i czy nic nie umknęło.

Wygodniejsza praca w oknie wyciągów

Kilka usprawnień, które przyspieszają przeglądanie i poprawianie operacji przed księgowaniem:

kolory statusu — operacje już zaksięgowane widać na zielono, a te bez przypisanego schematu na żółto; od razu widać, co jeszcze wymaga uwagi;
zbiorcze ustawianie — zaznacz wiele operacji i z menu pod prawym przyciskiem wybierz „Zastosuj schemat i konta z tego wiersza do zaznaczonych"; przydatne, gdy wiele przelewów księguje się identycznie, a nie chwyciła ich żadna reguła;
cofnięcie księgowania — zaznaczone operacje można wyksięgować („Cofnij księgowanie zaznaczonych"): program po potwierdzeniu usuwa ich dokumenty z ksiąg, ale tylko z bieżącego, otwartego miesiąca;
licznik trafień reguł — w oknie reguł doszła kolumna „Trafienia" pokazująca, ile wczytanych operacji łapie każda reguła przy obecnej kolejności. Łatwo dobrać kolejność i sprawdzić, czy reguła w ogóle działa.

Schematy księgowania w księgach rachunkowych — pakiet dla dokumentów cyklicznych

Schematy księgowania w księgach rachunkowych dostały komplet opcji, które przyspieszają wprowadzanie powtarzalnych dokumentów — czynszów, mediów, rat leasingu, stałych faktur kosztowych. Wszystko ustawia się raz, w oknie dziennika i schematów, a potem każdy nowy dokument „sam się wypełnia":

Kopiuj cały numer dowodu z poprzedniego dokumentu — jak dotychczasowe kopiowanie prefiksu i sufiksu, ale przenosi pełny numer; przydatne, gdy numer nadaje kontrahent.
Kopiuj kwoty z poprzedniego dokumentu — kopia dokumentu odtwarza ze źródła także wartości, dekrety i rejestry VAT; do faktur, które co miesiąc opiewają na tę samą kwotę.
Stały kontrahent (konto) — schemat może wskazywać konto rozrachunkowe kontrahenta; nowy dokument od razu dostaje właściwego kontrahenta.
Szablon opisu ze znacznikami — w opisie, prefiksie i sufiksie numeru można używać znaczników okresu: {MM}, {RRRR}, {RR}, {MIESIĄC} (nazwa słownie) oraz {NUMER} i {KONTRAHENT}. Doszły też znaczniki poprzedniego miesiąca: {MM-1}, {RRRR-1}, {RR-1}, {MIESIĄC-1} — idealne do mediów i telefonów księgowanych „za poprzedni miesiąc" (np. Energia za {MM-1}/{RRRR-1}). Ściągawka ze wszystkimi znacznikami jest widoczna wprost w oknie schematu, a znaczniki podpowiadają też dymki przy polach.
Reset automatycznej numeracji — numeracja dokumentów schematu może zaczynać się od 1 co miesiąc albo co rok (dotąd była tylko ciągła). W parze ze znacznikami okresu w prefiksie/sufiksie daje to numery w stylu „07/2026/1, 07/2026/2…".
Domyślna data dokumentu — nowy dokument może od razu dostawać ostatni albo pierwszy dzień miesiąca księgowania (typowe dla dokumentów cyklicznych wprowadzanych z góry lub z dołu).
Termin płatności (dni) i Forma płatności — schemat może ustawiać formę płatności (gotówka, przelew, płatność online, karta) i wyliczać termin jako data dokumentu + wskazana liczba dni. Po zmianie daty dokumentu termin przelicza się na nowo, ale ręcznie zmieniona forma płatności zostaje.
Kolejność na listach — schematy można ułożyć własną kolejnością (najczęściej używane na górze), zamiast alfabetycznie.
Fokus po zastosowaniu schematu — kursor po utworzeniu dokumentu ląduje od razu w polu, które faktycznie trzeba uzupełnić (np. w kwocie).

Tryb seryjny — „Zapisz i nowy"

Przy wprowadzaniu serii dokumentów jednego typu nie trzeba już zamykać i otwierać okna edycji. Przycisk „Zapisz i nowy" (skrót Ctrl+Shift+S) zapisuje bieżący dokument i od razu przygotowuje następny na tym samym schemacie — z numeracją, opisem, datami i płatnością wg ustawień schematu. Schemat można też przełączyć w tryb seryjny na stałe: wtedy zwykłe „Zapisz" zachowuje się jak „Zapisz i nowy".

Kopiowanie dokumentów z poprzedniego miesiąca

Na wstążce ksiąg rachunkowych doszedł przycisk „Kopiuj z poprzedniego miesiąca". Otwiera okno, w którym:

wybierasz okres źródłowy — domyślnie poprzedni miesiąc, ale można wskazać dowolny wcześniejszy (także z poprzedniego roku, co ważne na przełomie stycznia);
zaznaczasz na liście dokumenty do skopiowania (lista ma wyszukiwanie i filtry, widać numer, datę, opis, kontrahenta i kwotę);
każdy zaznaczony dokument otwiera się kolejno w oknie edycji jako kopia w bieżącym miesiącu — sprawdzasz, w razie potrzeby poprawiasz kwotę i zapisujesz.

Kopie dostają numerację, opis i daty wg schematu (z rozwiniętymi znacznikami dla nowego okresu), a jeżeli schemat ma włączone „Kopiuj kwoty" — także wartości, dekrety i rejestry VAT ze źródłowego dokumentu.

Kolorowanie listy dokumentów w księgach rachunkowych

Schemat i dziennik mogą kolorować swoje dokumenty na liście: w oknie dziennika i schematów są opcje „Koloruj dokumenty tego schematu na liście" / „Koloruj dokumenty tego dziennika na liście" z wyborem koloru tła i koloru czcionki. Dzięki temu np. wszystkie dokumenty sprzedaży czy wyciągi bankowe widać na liście od razu, bez czytania numerów.

Kolory są delikatnie mieszane z tłem aktualnego motywu — tak samo jak kolory firm na liście klientów — więc lista pozostaje czytelna na jasnych i ciemnych motywach. Intensywność reguluje to samo ustawienie intensywności kolorowania w konfiguracji programu (wartość 0 wyłącza kolorowanie). Gdy dokument ma i kolor schematu, i kolor dziennika, pierwszeństwo ma schemat.

Porządki w opcjach schematów

Z okna schematu zniknęły opcje, które nie miały już zastosowania — m.in. cała zakładka oznaczeń GTU i procedur ustawianych na schemacie. Oznaczenia GTU/procedur nadal działają normalnie, tylko tam, gdzie ich miejsce: na dokumencie i w ewidencjach VAT, dokąd trafiają z faktur. Okno schematu jest przez to prostsze i zostały w nim wyłącznie opcje, które faktycznie wpływają na księgowanie.

Automatyczne księgowanie e-faktur w księgach rachunkowych — nie-vatowcy i fundacje

Automatyczne księgowanie e-faktur z KSeF do ksiąg rachunkowych obsługuje teraz poprawnie podmioty niebędące podatnikami VAT — w tym fundacje i stowarzyszenia:

księgowana jest zawsze kwota brutto z faktury — w koszty lub przychody, bez wydzielania VAT;
schemat z zapisami do rejestrów VAT u nie-vatowca to błąd konfiguracji — program ostrzega o tym już przy definiowaniu schematu, a także przy księgowaniu (zapisy VAT są wtedy pomijane, informacja trafia do raportu).

Zmieniła się też zasada ogólna: dokument w księdze powstaje zawsze. Gdy program nie jest pewien księgowania (np. faktura marża, stawka NP, eksport, WDT), nie pomija już faktury — księguje ją, a w opisie dokumentu dopisuje „DO WERYFIKACJI" z powodem. Raport z księgowania pokazuje, ile dokumentów wymaga weryfikacji i które to numery. Łatwiej poprawić wskazany dokument, niż wprowadzać całą fakturę ręcznie.